نکات برگزاری رویداد

نکات برگزاری رویداد

قبل از رویداد

سریع شروع کنید

در بیشتر موارد، در هنگام شروع برنامه ریزی رویداد شما کمترین میزان کنترل را روی موضوعات مختلف مربوط به  رویداد دارید. زیرا به احتمال زیاد دخالتی در تصمیم گیری در مورد برگزاری این رویداد نداشته اید و اجرای این رویداد توسط شرکت شما، مدیرتان و یا شرکتی که شما را برای برنامه ریزی استخدام کرده هدف گذاری شده است. سعی کنید هر چه سریعتر شروع کنید تا بهترین فرصت برای موفقیت را در اختیار خودتان قرار دهید.

اهداف مشخص تنظیم کنید

هر رویداد فرصتی برای پیشرفت است. تعیین اهداف رویداد در مورد آنچه که شما می خواهید از طریق برگزاری آن به دست آورید، موفقیت رویداد را تضمین می کند. 

اهداف رویداد را درک کنید

شما می دانید که در حال برنامه ریزی یک کنفرانس ،جشن و یا صرفا یک رویداد تفریحی هستید - اما این رویداد برای دستیابی به اهداف مشخص شده، به چه چیزی نیاز دارد؟ تم آن چیست؟ فهمیدن این مسئله در درازمدت برنامه ریزی را آسانتر می کند. از این گذشته، بدون این اطلاعات، شما نمی توانید محل برگزاری، طراحی آن و موارد دیگر را به درستی انتخاب کنید.

منابع را مشخص کنید

رویداد قراراست در چه مقیاسی برگزار شود و آیا تیم شما تعداد افراد مورد نیاز برای مدیریت آن را دارد؟ اگر نه، آیا افراد مورد نیاز برای استخدام را تعیین کرده اید؟ با تشکیل تیم برگزاری رویداد در ابتدای کار، شما بودجه کافی برای کار را خواهید داشت و انتظارات غیرواقعی ایجاد نخواهد شد.

رویداد خود را تبلیغ کنید

برای تدوین یک برنامه جامع تبلیغاتی برای رویداد، وقت بگذارید. بدون استفاده از بازاریابی از طریق ایمیل، وب سایت رویداد، کمپین های رسانه های اجتماعی و تبلیغات، شرکت کنندگان نمی دانند قرار است رویدادی برگزار شود. برای تحریک کردن مخاطبان به شرکت در رویداد زمان و پول خود را در تبلیغات سرمایه گذاری کنید.

در طول رویداد

همیشه نوشیدنی کافئین دار داشته باشید

با اینکه این امر بستگی به نوع رویداد شما دارد، هیچ چیزی مانند تمام شدن یا حتی بدتر از آن نبودن نوشیدنی، موجب شاکی شدن شرکت کنندگان نمی شود،.اگر در حال برنامه ریزی کنفرانس، کارگاه، گفتگو و یا هر چیز دیگری هستید که بیش از یک نفر سخنران دارد - حتما تهیه نوشیدنی کافئین دار را در نظر بگیرید.

تناسب سخنرانان و محتوای برنامه ریزی شده

در بعضی از رویدادها، شما می توانید بر اساس واکنش حضار، توانایی سازگاری داشته باشید. اگر هنگام اجرای برنامه از اپلیکیشن های تلفن همراه استفاده می کنید و نظرات حضار در طول رویداد را دریافت می کنید، به راحتی می توانید ببینید که چه چیزی مورد پسند شرکت کنندگان نیست. اگر یکی از سخنران ها ازنظر اکثریت شرکت کنندگان ضعیف ارزیابی شده و طبق برنامه گفتگوی دیگری هم برای او برنامه ریزی شده - برنامه را تغییر دهید. آن گفتگو را از برنامه رویداد خارج کنید و او را با سخنرانی که امتیاز بالاتری دارد جایگزین کنید. در این صورت مخاطبان رویداد از شما تشکر خواهند کرد.

برای هر چیزی آماده باشید

ممکن است اتفاقاتی در محل رخ دهد که شما هیچ شانسی برای پیش بینی آن نخواهید داشت. تنها باید سعی کنید هر چیزی که  برای رویارویی با اتفاقات غیرقابل پیش بینی مفید بنظر می رسد را پیش بینی کنید و از هرچیزی از سوزن خیاطی و کیت کمکهای اولیه گرفته تا هر چیز دیگری که به ذهنتان مفید می رسد به همراه داشته باشید. قطعا احتمال کمی وجود دارد که پرواز پرنده ی گرسنه ای را در فضای رویداد پیش بینی کنید،اما، وظیفه مهم و اصلی شما این است که در آن زمان واکنش درست نشان دهید.

بخوابید

هنگامی که در موقعیت برنامه ریزی برای یک رویداد مهم هستید، به احتمال زیاد خواب را فراموش می کنید. هرگز این کار را نکنید. حتما زمان کافی برای چند ساعت خواب اختصاص دهید. در غیر این صورت، شما از برنامه خود دور خواهید شد و عکس العمل شما نسبت به موقعیت های غیرقابل پیش بینی کند می شود و احتمالا نمی توانید در مورد آن تصمیم درستی بگیرید.

بعد از رویداد

ازداده های به دست آمده استفاده کنید

بعد از رویداد داده هایی در اختیار شما قرار دارد. این داده ها می تواند از طریق نرم افزارهای تلفن همراه مربوط به رویداد، سیستم پذیرش رویداد، فرم های ثبت نام و فرم های نظرسنجی جمع آوری شده باشد. اگر از قبل برنامه ای برای نحوه استفاده از این داده ها و اثبات این نکته که این رویداد توانسته به اهداف تعیین شده دست یابد نداشته اید، به سرعت برای استفاده از آن برنامه ریزی کنید. داده هایی که در یک رویداد کسب می کنید بسیار ارزشمند هستند. با کمک این داده ها درباره مخاطبان و مشتریان بالقوه خود بینشی کسب می کنید که اغلب شرکت ها رویای دسترسی به آن را دارند.

اهدافتان را مرور کنید و ذینفعان را مطلع کنید

شما باید موفقیت رویداد را اثبات کنید. بعد از رویداد وقت بگذارید تا مواردی که به خوبی پیش رفته و مواردی که به درستی پیش نرفته اند را مشخص کنید، سپس با استفاده از معیارها، تحلیل عمیق تری در مورد موفقیت رویداد انجام دهید. اگر بتوانید نتایج مشخص بگیرید و به زبان ذینفعان رویداد صحبت کنید، می توانید آنها را به راحتی تحت تاثیر قرار دهید.