ثبت‌نام/ورود

فازاول: شروع (انتخاب و تصمیم)

 تعیین چشم انداز و هدف رویداد

چشم انداز پایه و اساس رویداد و نشان دهنده ورودی‌ها و خروجی ها است. برای تعیین اهداف و چشم انداز رویداد به سوالات زیر پاسخ دهید تا به صورت دقیق و واضح همه جزئیات مشخص شود. بهتر است از ابتدا با ثبت و نگهداری  یادداشت ها، تصمیمات و اقدامات، خود را متمرکز نگه دارید و دلایل و توجیهات رویداد را ثبت کنید.

هدف کلی رویداد چیست؟ هر رویداد هدفی دارد. اگر قبل از شروع برنامه ریزی، هدف آن را مشخص نکنید قدم در راه اشتباهی خواهید گذاشت. در ابتدا باید هدف برگزاری رویداد تعیین شود. شما باید به صورت واضح بدانید که هدف از برگزاری این رویداد چیست؟ تعیین این نکته بسیار مهم است زیرا هدف شما نحوه برنامه ریزی، بازاریابی و اجرای رویداد را مشخص خواهد کرد.

  این رویداد چگونه با اهداف بزرگ تر ما مطابقت دارد؟ هدف از برگزاری هر رویداد باید بخش کوچکی از اهداف سازمانی باشد. باید به صورت واضح مشخص شود که هدف از برگزاری این رویداد چیست؟ آیا هدف تولید درآمد است؟ برای شروع تولید یک محصول است؟ هدف آموزش است؟ تعیین این نکته بسیار مهم است زیرا هدف شما نحوه برنامه ریزی، بازاریابی و اجرای رویداد را مشخص خواهد کرد.

مزایای برگزاری رویداد چیست؟ یک رویداد بزرگ ممکن است منجر به گسترش ارتباطی پایدار با سازمانی خاص شود و یک رویداد کوچک باعث افزایش تعداد مشتری ها.

چه نکاتی می توانیم از این رویداد بیاموزیم که برای برگزاری چنین رویداد هایی در آینده مفید خواهد بود؟ یک رویداد بزرگ می تواند به ما بیاموزد که چگونه با اشخاص بزرگ در سازمان های دیگر همکاری کنیم و از رویداد کوچک می توانیم برنامه ریزی را یاد بگیریم.

 برگزاری رویداد جزو استراتژی های موجود است یا فرصت ویژه محسوب می شود؟ یک رویداد ممکن است قسمتی از رویدادهای برنامه ریزی شده سالانه باشد، و یا ممکن است فرصت گردهمایی کارشناسان حوزه خاصی را ایجاد کند.  

در صورت برگزاری این رویداد تمرکز ما بر روی کدام بخش ها کمتر خواهد شد؟ یک رویداد بزرگ مستلزم صرف هزینه، انرژی و زمان زیادی است و ممکن است امکان برگزاری چند رویداد کوچک تر را بگیرد، به همین صورت تمرکز بر یک رویداد کوچک ممکن است باعث جلوگیری از رویداد بزرگ تر شود.

برگزاری رویداد به چه طریقی باعث افزایش تعامل و اعتبار ما می شود؟ یک رویداد بزرگ ممکن است امکان شناخت سازمان های بزرگ مرتبط با کسب و کار ما را برایمان فراهم کند و یک رویداد کوچک ارتباطات ما با گروه جوامع محلی را قوی تر کند.

 آیا افراد مورد نیاز و علاقمند برای درگیر شدن در فرآیند برگزاری رویداد در دسترس هستند؟ هر رویداد به یک برنامه ریز و برگزار کننده و افراد دیگری برای انواع نقش ها نیاز دارد. این افراد ممکن است شامل عکاس، فیلمبردار و مسئول پزیرایی و غیره باشد.

رویداد را چگونه ارزیابی خواهیم کرد؟ اندازه گیری موفقیت به اهداف کلی برگزاری رویداد بستگی دارد. اگر موفقیت با افزایش اعتمادبنفس، اخلاقیات و یا یک مهارت خاص سنجیده شود( به عنوان مثال در نوشتن مقالات و یا گرفتن عکس ها) ممکن است بازده چندان اهمیت نداشته باشد. در صورتی که فرم نظرسنجی برای رویداد در نظر گرفته شده باشد ارزیابی موفقیت با استفاده از این ابزار انجام خواهد شد.


تعیین ذینفعان رویداد

چه کسانی در این رویداد سهیم هستند؟ ممکن است در رویدادی بزرگ در سطح ملی افراد دولتی و سازمان های بزرگی سهیم باشند و یا در رویدادهای داخلی و کوچک فقط تعدادی از اعضای سازمان شما دخیل باشند.

انتظارات و خواسته های هر یک از ذینفعان رویداد شما چیست؟ ممکن است شرکت کنندگان منتظر فرصتی برای ارتقا مقالات خود باشند در حالی که یک موسسه انتظار یادگیری در مورد خاصی را داشته باشد.

امکان وجود چه تعارضاتی بین انتظارات ذینفعان مختلف وجود دارد؟ همانگونه کهذر مثال قبل گفته شد ممکن است بین ذینفعان مختلف تعارضاتی وجود داشته باشد. در صورت وجود  این تعارضات باید از قبل شناسایی و راه حلی برای آن ها پیش بینی شود.

 چگونه می توانیم تعارضات موجود بین انتظارات ذینفعان را مدیریت کنیم؟ پس از شناسایی تعارضات راه حل های موجود برای مدیریت تعارضات باید بررسی شود. ممکن است نیاز به انتشار روشن تر و گسترده تر اهداف رویداد باشد.

تعیین مقیاس رویداد

مقیاس برگزاری رویداد چیست؟ تعیین مقیاس رویداد بسیار مهم است به ویژه مواردی را که رویداد شما شامل نمی شود باید مشخص کنید، به عنوان مثال ممکن است رویدادی شامل پذیرایی نباشد و یا محل برگزاری آن به بودجه نیاز نداشته باشد.

چه گزینه هایی برای کاهش یا افزایش مقیاس رویداد در اختیار شما قرار خواهد داشت؟ به عنوان مثال اگر در مورد تعداد افرادی که در رویداد شما شرکت خواهند کرد اطمینان ندارید باید محلی در نظر گرفته شود که امکان برگزاری رویداد با جمعیت کم تر و یا بیشتر از انتظار شما را داشته باشد.

صفحه بعدی: فاز دوم رویداد: برنامه ریزی