ثبت‌نام/ورود

 فاز دوم: برنامه ریزی رویداد

تعیین اهداف عملیاتی

اگر از ابتدا با یک تم ،برنامه و هدف مشخص شروع کنید، به سادگی می توانید یک رویداد ایده آل برگزار کنید. طبیعتا رویداد شما دارای هدف خاصی است که تعیین کننده محتوا، سخنرانان و مکان برگزاری است. تعیین این موارد بخشی از فرآیند برنامه ریزی و مدیریت رویداد و اولین قدم اساسی برای برگزاری آن است. برای تعیین این موارد به سوالات زیر پاسخ دهید.

چه نوع رویدادی را باید برنامه ریزی کنید؟ در ابتدا شما باید مشخص کنید که رویدادی که در حال برنامه ریزی آن هستید رویدادی داخلی است یا خارجی؟ رویدادهای داخلی رویدادهایی هستند که درون سازمانی اند و برای کارمندان آن سازمان برنامه ریزی می شوند. این رویدادها می توانند مراسم تقدیر، جشن مناسبتی، رویداد آموزشی ، تمرین تیم سازی و موارد مشابه دیگر باشند. در حالی که رویدادهای خارجی برای ثبت نام و شرکت کردن افرادی از خارج از سازمان برنامه ریزی می شوند. پس از آن باید مشخص شود که این رویداد رویدادی اجتماعی، رویداد شبکه سازی، کنفرانس و یا از انواع دیگر رویداد است. 

 هدف شما از برگزاری رویداد چیست؟ آیاهدف‌ از رویداد صرفا کسب درآمد است؟ معرفی محصولی خاص است؟ معرفی و افزایش آگاهی نسبت به برند شما است؟ و یا ترکیبی از اهداف کوچکتر است؟ تعیین کنید که به دنبال چه هستید و چرا فکر می کنید این رویداد به دستیابی شما به هدفتان کمک خواهد کرد.

امیدوار به جذب چند نفر هستید؟ اگر رویداد شما رویدادی دوره ای است، هدف خود را برای رشد تعداد مخاطبان خود در نظر بگیرید. اگر اولین رویدادی است که برگزار می کنید، در نظر گرفتن تعداد شرکت کنندگان احتمالی، برای ارزیابی موفقیت رویداد (همچنین برای بودجه‌بندی) اهمیت زیادی دارد. برای تخمین تعداد مخاطبان رویداد خود بهتر است رویدادهای مشابه در سال های گذشته را بررسی کنید تا بتوانید تخمین مناسبی از تعداد شرکت کنندگان رویداد خود بدست آورید.   

 چقدر می خواهید از این رویداد کسب درآمد کنید؟ مانند تعیین تعداد شرکت کننده، باید رشد دوره ای درآمد رویداد را در نظر بگیرید. پاسخ به این سؤال در تعیین بودجه به شما کمک خواهد کرد و آنچه که لازم است برای تامین هزینه های خود در نظر بگیرید را مشخص می کند.

مدت زمان رویداد شما چقدر خواهد بود؟ به طور کلی، طول رویداد با توجه به نوع آن تعیین می شود. به طور معمول کنفرانس ها چند روزه برگزار می شوند، اما در صورتی که اولین سال برگزاری آن باشد، ممکن است تصمیم گرفته شود به جای یک رویداد سه روزه رویدادی دو روزه برگزار شود تا از وجود درخواست و علاقه برای برگزاری این نوع رویداد اطمینان حاصل شود.

 زمان  رویداد

 زمان مورد نیاز برای برنامه ریزی چقدر است؟ ممکن است برای برنامه ریزی یک رویداد کوچک  دو هفته و هفته ای دو روز و  برای رویدادی بزرگ یکسال و هفته ای سه روز زمان نیاز باشد.

 برنامه زمانی بخش های مختلف رویداد به چه صورت است؟ ممکن است بخش های مختلف با برنامه های زمانی متفاوت وجود داشته باشد( که هر کدام به هم مرتبط هستند). این برنامه ها شامل برنامه سخنرانی ها، برنامه های زمان بندی، برنامه زمانی اطلاع رسانی ها و حتی برنامه سفرها باشد.

  مسائل  مالی رویداد

 بودجه چقدر است؟ تعیین بودجه رویداد بسیار مهم است - و همه ذینفعان باید در جریان آن قرار بگیرند. با شروع برنامه ریزی و در اولین فرصت بودجه رویداد را تعیین کنید.موارد زیادی وجود دارد که باید برای هزینه آنها برنامه ریزی کنید (احتمالاً بیشتر از آنچه فکر می کنید) و شروع  کار با بودجه مشخص، برنامه ریزی رویداد را آسانتر می کند. بعضی موارد بیش از آنچه فکر می کنید هزینه دارند. همچنین بهتر است در مورد راه هایی برای گرفتن حمایت از حامیان( اسپانسرها) رویداد هم فکر کنید. در بهترین حالت ممکن رویداد هم برای برگزار کننده و هم شرکت کننده رایگان است، اما برگزاری چنین رویداداهایی مستلزم تلاش و زمان بیشتری است. برگزاری رویداد نیازمند هزینه هایی برای بخش های مختلف است و به همین دلیل هر رویدادی حتی رویداد رایگان هم نیازمند بودجه بندی و تعیین برنامه برای بودجه است.

 به ثبت چه اطلاعات مالی ای نیاز داریم؟ لازم است که تمام هزینه ها ثبت و رسیدها نگهداری شوند. اگر کمک هزینه ای به رویداد داده شده باشد، باید گزارشات دقیق مالی تهیه شود. پس لازم است ملزومات به صورت دقیق از قبل مشخص شوند.

 کیفیت رویداد

چه سطحی از کیفیت مورد انتظار است؟ استانداردها ممکن است کمی یا کیفی باشند. ممکن است موفقیت یک رویداد تعداد مقالات جدید باشد در حالی که در رویدادی دیگر شبکه سازی، امتیاز محسوب شود. برای ارزیابی رویداد باید استانداردهایی در نظر گرفته شود و همه دلایل و مستندات آن به خوبی نگهداری شود.

 افراد دخیل در برگزاری رویداد

 مدیربرگزاری رویداد کیست؟ ممکن است خود شما برگزار کننده باشید، یا شخصی را برای این کار استخدام کنید و یا شخصی را از بین افراد تیم برای این کار برگزینید.

 با چه کسانی قرار است کار کنیم؟ این امکان وجود دارد که در رویدادهای کوچک تیم اجرایی خود برگزار کنندگان باشند در حالی که در رویدادهای بزرگ به تعداد افراد بیشتری نیاز است که لزوما جزو برگزار کنندگان اصلی نیستند.

 وظایف مشخص افراد تیم چیست؟ یک رویداد نیازمند افرادی است که نقش های مختلفی در اجرای آن داشته باشند. نقش هایی از جمله برگزار کننده، مدیر اجرایی، مسئول پیگیری، عکاس، تدارکات، مسئول فنی و غیره . باید هرچه زودتر افراد تیم برگزاری و نقش های ویژه هر شخص را مشخص کنید.

 چه مهارت هایی مورد نیاز است؟ یک برگزار کننده باید توانایی مدیریت و برنامه ریزی رویداد را داشته باشد، همانطور که اگر مسئول گزارش مالی تخصص مالی داشته باشد این کار بهتر انجام می گیرد. برای یک رویداد بزرگ بهتر است برای یک نقش خاص افراد با تخصص ویژه به کار گرفته شوند ولی برای رویدادهای کوچک تر می توان از تقسیم کارهای مختلف بین تعداد افراد کمتر استفاده کرد. 

 اطلاع‌رسانی رویداد

چه کسانی چه چیزهایی را باید بدانند؟ هر فردی که در رویداد دخیل است نیازمند دانستن اطلاعات خاصی است به عنوان مثال مسئول محل برگزاری باید تعداد افراد شرکت کننده را بداند، شرکت کنندگان باید محل برگزاری هزینه ثبت نام و جزییات برنامه را بدانند. باید بدانیم چه اطلاعاتی را در اختیار چه افرادی قرار دهیم.

 افراد مختلف چه زمانی به اطلاعات نیاز دارند؟ هر گروهی از افراد نیازمند دانستن اطلاعات خاصی هستند و هر نوع اطلاعات نیز محدودیت زمانی خاصی دارد پس باید به این محدودیت های توجه داشت و در زمان مناسب اطلاعات را در اختیار افراد مربوطه قرار داد. به عنوان مثال فردی که مسئول اطلاع رسانی در شبکه های اجتماعی است باید اطلاعات مورد نظر را در زمان مناسب داشته باشد تا بتواند به موقع اطلاع رسانی های لازم را انجام دهد.

 چه متدها و کانال هایی برای هر نوع اطلاع رسانی استفاده شود؟  باید کانال های اطلاع رسانی و متدهای ویژه هر کدام را به دقت بررسی کنید به عنوان مثال باید طریقه استفاده از هشتگ، گزارش خبری و غیره را در هر یک از رسانه های مورد نظر بدانید و با توجه به آن اقدام لازم را انجام دهید.

تجهیزات، خدمات وامکانات مورد نیاز رویداد 

چه وسایل،خدمات و تجهیزاتی نیاز است؟ وسایل می تواند شامل کاغذ، پوشه و لیوان برای پذیرایی باشد تجهیزات ممکن است میز بزرگ، دوربین و یا وسایل مربوط به صدابرداری باشد و خدمات می تواند شامل کپی و چاپ تبلیغات و سروغذا و پذیرایی باشد.

 به چه محلی برای برگزاری رویداد نیاز داریم؟ یکی از موارد بسیار مهم برای برگزاری رویداد تعیین محل مناسب برای برگزاری رویداد است. با توجه به معیارها شروع به شناسایی محل های موجود کنید و به ایجاد لیست کاملی از گزینه های بالقوه محل برگزاری بپردازید.

 چه تامین کنندگانی داریم؟ ممکن است رویداد شما به قدری کوچک باشد که یک کافی شاپ کوچک بتواند موارد مورد نیاز پذیرایی را تامین کند و یا به قدری بزرگ باشد که نیازمند تامین کننده گان بزرگ برای حمایت باشید.

چه امکاناتی برای تامین وسایل، تجهیزات و خدمات داریم؟ تجهیزات ممکن است قابل خریداری، امانت گرفتن و یا اجاره کردن باشند. خدمات می توانند داوطلبانه و یا با پرداخت دستمزد همراه باشد و همچنین برخی خدمات وجود دارند که شرایط ویژه ای دارند مثلا اگر قبلا رزرو شوند ارزان تراست و در تاریخ های خاصی گران قیمت تر هستند.

 برای رویدادهای خاص چه برنامه ریزی ویژه ای لازم است؟ مثلا برای یک رویداد عکاسی چه زوایایی برای دوربین لازم است و یا چه مقدار زمان برای بارگزاری داده ها باید از قبل در نظر گرفته شود. و یا برای برنامه ریزی رویدادی با جمعیت زیاد و افراد متنوع باید آمادگی و انعطاف پذیری بالایی داشته باشید.

 ریسک های برگزاری رویداد

ریسک های رویداد چیست؟ در یک رویداد کوچک این احتمال وجود دارد که افرادی با مهارت های مورد نظر در دسترس نباشند و در یک رویداد بزرگ، بزرگ ترین ریسک ناکافی بودن بودجه خواهد بود. در هر رویدادی ممکن است احتمال اختلاف سلایق و انتظارات بین ذینفعان وجود داشته باشد. ریسک ها را شناسایی، اولویت بندی، برنامه ریزی و نظارت کنید. 

چه برنامه های جایگزینی نیاز داریم؟ پس از مشخص کردن ریسک های احتمالی باید برای جایگزین مناسب برای آن ها برنامه داشته باشید به عنوان مثال اگر گزینه های اصلی انتخابی شما مانند محل برگزاری، حامیان و غیره با ریسک همراه است در مورد جایگزین آن ها حتما از قبل فکر کنید.

صفحه بعدی: فاز سوم رویداد: برگزاری رویداد