انتخاب مکان مناسب برگزاری رویداد

انتخاب مکان مناسب برگزاری رویداد

مکان مناسب برگزاری رویداد یکی از مهم‌ترین عواملی است که کیفیت رویداد شما را از دید مخاطب رویداد تعیین می‌کند. یک مکان خشک و بی روح برای برگزاری یک رویداد پر انرژی و یک فضای خیلی شیک با کارکنان اطوکشیده و رسمی برای برگزاری یک دورهمی دوستانه و سرگرم کننده اصلا مناسب نیست. فضایی که مفرح نباشد برای برگزاری رویدادهای طولانی هم مناسب نیست.  

مکان نامناسب برگزاری رویداد، ممکن است محتوای بسیار عالی و سخنران کارآزموده‌ای که برای آن انتخاب کردید را تحت‌الشعاع قرار داده و شما را به اهدافتان در برگزاری رویداد نرساند. بنابراین مهم است که مکان مناسب برگزاری رویداد را انتخاب کنیم.  

در این راهنما سعی داریم یک فرآیند چهارمرحله‌ای به شما معرفی کنیم تا از انتخاب مکان مناسب برگزاری رویداد اطمینان خاطر حاصل کنید. پس از بودجه بندی رویداد، می توانید براساس بودجه تعیین شده و با توجه به سایر معیارهای موردنظرتان برای انتخاب محل مناسب برگزاری رویداد به ترتیب مراحل زیراقدام کنید.

مرحله‌ی اول شامل جستجوی مکان‌های پیشنهادی اولیه برای برگزاری رویداد است. در مرحله‌ی بعدی نیازهای خود را از محل برگزاری تعیین می‌کنیم در مرحله‌ی بعدی این انتخاب‌ها را با هم مقایسه می‌کنیم. در مرحله‌ی آخر حتما فضا را ببینید تا مشکلات احتمالی را پیش بینی کنید و شاید در بازدید از فضا ایده‌های بهتری برای بهبود برگزاری رویداد پیدا کنید.

مرحله اول: مکان‌های مناسب را پیدا کنید.

شما باید محکم و قدرتمند شروع کنید، اهداف و الزامات رویداد خود را مشخص کنید. شما با تعیین این موارد از ابتدا ، زمان جستجو را کاهش می‌دهید. برای مشخص کردن این موارد، باید بازخورد شرکت کنندگان را در نظر بگیرید. به عنوان مثال اگر رویداد سالانه است، نظر شرکت کنندگان در مورد مکان برگزاری سال قبل را درنظر بگیرید. به تنهایی این کار را نکنید با هم تیمی های خود یا افراد دیگری که در این رویداد سهیم هستند، مشورت کنید در مورد معیارهای انتخاب محل مناسب جلسات طوفان فکری برگزار کنید.

قبل از شروع جستجو ، لیستی از معیارهای اصلی محل مورد نظر برای رویداد خود تهیه کنید. در هنگام جستجو، قطعا چندین بار به این لیست مراجعه خواهید کرد.در اینجا چند پیشنهاد برای توجه بیشتر هنگام ساخت لیست معیارها ارائه شده است:

• به چه نوع پارکینگی نیاز دارید؟
• تجهیزات مورد نیاز را باید خودتان تهیه کنید یا محل برگزاری آن را تأمین می کند؟
• آیا این مکان اینترنت موبایل پوشش خوبی دارد یا نیاز به اتصال Wi-Fi دارید؟
• حداقل فضای مورد نیاز شما چقدر است؟
• آیا به فضای باز یا فضاها / اتاق های مجزا نیاز دارید؟ (در صورت نیاز، چه تعداد اتاق نیاز دارید؟)
• این محل برگزاری چقدر پیشاپیش قابل رزرو است؟ آیا از درگاه مورد نظر شما قابل دسترسی است؟
• قوانین بیعانه، فسخ و بازگشت هزینه این محل چگونه است؟

مرحله دومRFP : پروپوزال مناسب بنویسید.

با انجام مرحله‌ی قبل شما اهداف و الزامات کلی را می دانید،  اکنون خواسته‌های دقیق خود از مکان برگزاری رویداد را مشخص کنید. و آنچه این رویداد از فضا در پی رسیدن به آن است را روشن کنید. تا آنجا که می توانید اطلاعات و جزییات بیشتری در مورد رویداد مورد نظرتان تهیه کنید اما این را بدانید گاهی اوقات تمام زوایای برگزاری یک رویداد تا مرحله‌ی آخر گنگ است. اما تا جای ممکن باید چیزهای مختلف را پیش بینی کرد تا وقت و انرژی کافی برای کارهای پیش بینی نشده باقی بماند.

• هیچ کس دوست ندارد در مورد پول بحث کند، اما شما باید بودجه مورد نیاز خود را شفاف کنید. در نظر داشته باشید که  اجاره محل برگزاری یکی از بزرگترین هزینه های یک رویداد است و می تواند سهم زیادی از بودجه شما را به خود اختصاص دهد.
• تاریخ های مهم و محدودیت های زمانی را مشخص کنید. به هر محل، زمان کافی برای بررسی و پاسخگویی به درخواستتان را بدهید . برخی از فضاها نیازمند کاغذ بازی و طی مراحل اداری برای واگذاری فضا هستند.
• رویدادهای زیادی تا الآن برگزار شده، پس لازم نیست از ابتدا شروع کنید. با برگزار کننده‌های با تجربه مشورت کنید یا ازالگوهای آماده ای که می توانید از طریق اینترنت بدست آورید استفاده کنید.
• شما باید تعداد زیادی از افراد را برای شرکت یا همکاری با شما قانع کنید پس برای پاسخگویی به سوالات احتمالی درباره طرح یا رویداد خود آماده باشید.

مرحله سوم: ارزیابی گزینه ها

شما مکان های در دسترس خود را لیست کردید و انتظارات خود را از مکان برگزاری رویداد بدست آوردید. حالا وقت آن رسیده تا این دو موضوع را با یکدیگر تطبیق دهید. و به تعداد کمتری فضا یا فضای مورد نیاز خود برسید. 

برای اینکه راحت تر نتیجه بگیرید، یک صفحه اکسل برای ارزیابی گزینه‌ها ایجاد کنید. گزینه ها را در ستون اول بنویسید.

در سطر اول هم معیارهای خود را از فضا بنویسید. حتما به فضاها و اتاق‌های جلسات توجه زیادی کنید - آیا اندازه ها و چیدمان آن ها برای رویداد شما مناسب است؟  معیارهای های خود را خلاصه کنید، و به یاد داشته باشید همه چیز در تعداد صندلی‌ها و کیفیت صدا نیست. لیستی از فاکتورهای کیفی هم ایجاد کنید. مثلا دسترسی خوب، وجود فضاهای اضافه، تم فضا، کیفیت امکانات، ... 

در هر سطر به ازا هر معیار فضاها را ارزیابی کنید. مکان‌های خاص که ویژگی های خاص دارند و می‌توانند برای برگزاری رویداد شما مزیت‌های ویژه ایجاد کنند را مد نظر داشته باشید. و در مقایسه‌ی نهایی مزیت‌های ویژه را مد نظر قرار دهید.

در نهایت یک فضا یا لیستی کوتاه شده از فضاها را برای برگزاری انتخاب کنید. واقعا این تصمیم اولین قدم اجرایی شما در برگزاری رویداد است.

مرحله آخر: بازدید

اکنون زمان بازدید حضوری از مکان های منتخب است. موقعیت شما در این مرحله بسیارعالی است. شما اکنون محل های پیشنهادی ای دارید، که می دانید با اهداف مورد نظر شما همخوانی دارند، درمحدوده بودجه شما هستند و فضاهای مورد نیاز شما را نیز تامین خواهند کرد، اکنون می توانید به صورت حضوری از آنها بازدید کنید و انتخاب نهایی خود را انجام دهید.

فضای کار اشتراکی  با توجه به جو و امکاناتی که دارد می‌تواند برای برگزاری رویدادها پیشنهاد خیلی خوبی باشد، این فضاها هم امکانات لازم را دارند و هم جامعه‌ ای مناسب برای اطلاع‌رسانی رویداد را در اختیار شما قرار می‌دهد. در میان گزینه‌هایی که ارزیابی می‌کنید حتما این فضاها را مدنظر قرار دهید.