بودجه رویداد

بودجه رویداد

بسته به دیدگاه شما، بودجه بندی می تواند هیجان انگیز ترین یا کسل کننده ترین بخش برنامه ریزی یک رویداد باشد. در فرآیند مدیریت و برنامه ریزی رویداد بودجه بندی را می توان مهمترین بخش دانست. این موضوع واضح است که  بدون پول رویدادی برگزار نخواهد شد.  

فرقی نمی کند شما قصد انجام چه کاری را دارید، برگزاری رویدادی برای شروع یک تجارت، رویدادی صرفا برای کارمندان یک شرکت و یا برنامه ریزی مالی برای یک رویداد مشخص،همه این موارد مستلزم بودجه بندی دقیق است.

این نکته را در نظر داشته باشید که برای بودجه بندی راحتتر می توانید از الگوهای آماده استفاده کنید.

موارد کلیدی که در بودجه بندی از اهمیت ویژه ای برخوردار هستند

• محل رویداد: (اجاره محل، مبلغ تضمینی، پارکینگو.. )
• تجهیزات فنی(A/V): (پروژکتور، اینترنت، میکروفون، اسپیکر، دوربین و..)  
• پذیرایی: (نیروی خدماتی، میز پذیرایی، رومیزی، مواد خوراکی ،نوشیدنی و...)  
• بازاریابی و تبلیغات: ( نرم افزارهای بازاریابی شبکه اجتماعی، طراحی و چاپ، نرم افزارهای مدیریت ثبت نام و...)  
• سرگرمی:( موسیقی، هزینه های مربوط به جایزه و بازی و سرگرمی و...)  
• هزینه های متفرقه:( دکور، صندلی، نیروی کمکی، مالیات و...)

چگونه به استراتژی بودجه بندی رویداد نزدیک شویم

کسب ذهنیت مناسب قبل از غوطه ور شدن در فرایند برنامه ریزی بودجه به اندازه خود بودجه اهمیت دارد. بنابراین سعی کنید اهداف خود را واضح بیان کنید و در نحوه انجام مراحل فرآیند نظم و انضباط کامل داشته باشید. با انجام این کار باعث صرفه جویی در وقت، انرژی و هزینه ها می شوید. قبل از قرق شدن در مولفه ها و هزینه های رویداد و جذب اسپانسرها، باید اقدامات دیگری نیز در نظر گرفته شوند. اگر از مراحل زیر پیروی کنید روند بودجه بندی رویداد بسیار راحتتر و قابل درک تر خواهد شد.  

۱. اهداف خود را تعیین کنید

هدف اصلی از بودجه بندی رویداد، کنترل هزینه ها نیست در اصل هدف کمک به سازمان برای اختصاص بودجه به عناصر اصلی و با ارزش رویداد مطابق با هدف اصلی کسب و کار شما است.

بودجه بندی، مشخص کننده هزینه مورد نیاز برای هر بخش رویداد است، از این رو لازم است بخش‌هایی از رویداد که برای شما اهمیت بیشتری دارند و باعث موفقیت بیشتر شما در تحقق اهدافتان خواهد شد تعیین شوند و قسمت اصلی بودجه به آن ها اختصاص داده شود.  

بنابراین رویداد شما بازتاب مستقیمی از چشم انداز و اهداف مورد نظر شما است. به عنوان مثال وقتی هدف از رویدادی ترازبندی تاثیر بازاریابی و فروش است، هدف اصلی آن  تأمین محل مناسبی است که تسهیل کننده ارتباطات و تعاملات باشد بنابراین پیدا کردن مکان مناسب برای رویداد بخش اصلی بودجه را به خود اختصاص خواهد داد.

۲. از داده های موجود استفاده کنید

در صورتی که قبلاً استراتژی بازاریابی رویداد در سازمان شما اجرا شده است، از تمام داده ها و الگوهای قبلی، استفاده کنید. انجام این کار باعث صرفه جویی زیادی در وقت می شود و به آگاهی از تصمیماتی که باید در طول برنامه ریزی بودجه اتخاذ کنید کمک خواهد کرد.

به عبارت دیگر اگر اخیرا به عنوان مسئول بودجه بندی رویداد انتخاب شده‌اید، قبل از انجام هر کاری در مورد رویدادهای مشابه برگزار شده بررسی لازم را انجام دهید واز اعضای سابق تیم برگزاری رویداد کلیه اطلاعات و منابع موجود را بخواهید. داشتن‌ این‌ اطلاعات، تسهیل کننده فرآیند بودجه بندی خواهد بود، در این صورت شما افراد و اطلاعات صحیحی برای دستیابی به اهداف خود خواهید داشت، به ویژه اگر رویدادهای قبلی به خوبی برگزار شده باشد.

ممکن است برنامه ریزی رویداد پیش رو بدون استفاده از اطلاعات گذشته آسان‌تربنظر بیاید و برای پیدا کردن عوامل موثر در رویداد بصورت اختصاصی و ویژه حساسیت داشته باشید اما این کار باعث اتلاف وقت و انرژی زیادی خواهد شد. بهتر است به بررسی و استفاده از داده های موجود بپردازید و افراد درگیر در برنامه ریزی رویداد‌‌های قبلی را  در رویداد خود دخیل کنید.

۳. به جزییات توجه کنید

هیچ چیز به اندازه بودجه رویداد نیازمند جزییات نیست. اطلاعات مربوط به هر بخشی که شامل صرف بودجه می شود باید در قسمت "توضیحات" برنامه بودجه گنجانده شود. ثبت این اطلاعات علاوه بر این که باعث تسهیل تصمیم گیری در برنامه ریزی بودجه رویداد جاری است کمک بزرگی برای برنامه ریزان رویدادهای آینده نیز می باشد.

به عنوان مثال، اگر به دنبال تهیه پکیج هدیه برای شرکت کنندگان هستید، جزییات کوچکترین جزء آن بسته را هم باید مشخص کنید، فرض کنید یکی از اجزای آن بسته تی شرت باشد، باید تعداد هر سایز و قیمت مربوط به هرکدام را مشخص کنید. بهتر است برای هر بخش مانند تاریخ خرید و یا مشخصات طراحی، قسمتی برای توضیحات داشته باشید. حتی می توانید تصویری از محصول نهایی را همراه سایر اطلاعات ثبت کنید. به طور کلی می توان گفت هرچه جزییات بیشتری ثبت شوند بهتر است.

۴. با ذینفعان تعامل زیادی داشته باشید

وقتی صحبت از برنامه ریزی مالی می شود، همه ذینفعان ذیربط باید در جریان همه اتفاقات باشند. این به معنای مطلع بودن همه اعضای تیم نظارت مالی رویداد  از اطلاعات کلیدی مربوط به بودجه است. به عنوان مثال، در صورت کاهش بودجه محل برگزاری، اگر شخص مسئول این بخش از این مورد بی اطلاع باشد، این امکان وجود دارد که برای تهیه محل به مشکل جدی برخورده و یا حتی نتوانید محل مناسبی برای رویداد پیدا کنید. به طور مشابه باید با همه ی ذینفعان در مورد توافقات انجام شده با فروشندگان خارجی کاملا شفاف باشید. به عنوان مثال ممکن است در مراحل اولیه فرآیند خرید، شما و مسئول اجاره دهنده محل برگزاری در مورد اجاره با مبلغ مشخص به توافق رسیده باشید اما در ادامه فرآیند، قرار داد شما شامل افزایش ۱۵ درصدی مبلغ شود. با فرض این که فروشنده هیچ نیت بدی نداشته باشد، حتما جزییاتی وجود داشته که نادیده گرفته شده و یا به درستی ابلاغ نشده اند. برای جلوگیری از غافلگیری هایی از این دست، در هر مرحله سعی بر تعامل و اطلاع رسانی شفاف و درست داشته باشید.

۵. از آخرین روند رایج رویدادهای مشابه مطلع باشید

بودجه بندی صحیح فقط شامل یافتن بهترین معاملات نیست بلکه به معنی صرف هزینه بصورت حساب شده و استراتژیک است. بهترین راه برای تخصیص صحیح بودجه، آگاهی از روند رایج رویدادها و به دنبال آن درک بهترین راه سرمایه گذاری برای رویداد مورد نظر است. به همین ترتیب آگاهی از روند رویدادها به شما در درک این موضوع که چه راه حل هایی دیگر قابل استفاده نیستند و چگونه می توانید هزینه های خود را کاهش دهید کمک خواهند کرد.

به عنوان مثال اگر به عنوان یک غرفه دار در یک نمایشگاه شرکت می کنید، ممکن است یک شعبده باز را به عنوان یک  سرگرم کننده در داخل غرفه خود استخدام کنید. این در حالی است که اگر نمایشگاه متمرکز بر تکنولوژی و فناوری باشد، این کار، روش مناسبی نخواهد بود. بهترین استفاده از بودجه می تواند استفاده از یک هدست واقعیت مجازی باشد که امکان تجربه سناریویی مربوط به محصول شما را به افراد می دهد. با داشتن درک خوبی از اینکه چه چیزی باعث رونق صنعت می شود و چه چیزهایی از رده خارج شده اند، می توان یک برنامه ریزی بودجه هوشمندانه تر و موثرتر داشت.

صفحه بعدی: هزینه‌های برگزاری رویداد