هزینه‌های برگزاری رویداد

هزینه‌های برگزاری رویداد

راه های زیادی برای مجزا کردن عناصر بودجه رویداد وجود دارد. با این حال ،عملکرد شما در انجام این کار به اولویت شخصی شما و جریان فرآیند برنامه ریزی بستگی دارد. در اکثر موارد، در برنامه های بودجه مشابه، این عناصر به صورت زیر تفکیک می شود. در ادامه یک تفکیک اولیه از مهمترین هزینه های بودجه رویداد وجود دارد.

هزینه های داخلی  

به احتمال زیاد بیشتر بودجه شما صرف مخارج داخلی خواهد شد. از این گذشته، رویداد به معنی یک تجربه زنده است، بنابراین سرمایه گذاری بر ساخت یک تجربه به یاد ماندنی و با ارزش یک ضرورت است. موارد زیر عناصر اصلی هزینه های داخلی شما خواهند بود.

۱. محل برگزاری  

در رویدادهای بزرگ، بیشترین هزینه صرف تامین محل برگزاری می شود. به همین منظور شما نیاز دارید تا این قسمت از فرآیند برنامه ریزی را با دقت بیشتری انجام دهید.  

ابتدا، از مطابقت محل مورد نظرتان با اهداف کلی رویداد اطمینان حاصل کنید. اگر هدف تسهیل هرچه بیشتر شبکه سازی  و همکاری خلاقانه است، مکانی تهیه کنید که فضای کافی و فضایی برای عبور و رفت و آمد شرکت کنندگان فراهم کند تا بتوانند به راحتی با یکدیگر تعامل کنند.

وقتی صحبت از فرآیند دسترسی به مکان می شود، از اطلاعات موجود استفاده کنید. اگر مکانهایی وجود دارد که در گذشته با آنها کار کرده اید یا در نظر داشته اید که با آنها کار کنید، برای شروع از آن ها استفاده کنید.

زمانی که در حال انجام مذاکرات هستید، حتما باید تا حد امکان اطلاعات و جزییات بیشتری در مورد محل مورد نظر جمع آوری کنید. از پوشش کامل نیازهای ویژه خود اطمینان حاصل کنید، اهداف رویداد، و امکانات و حمایت هایی که مورد نظر شماست مثل نیروی خدماتی مورد نیاز و یا کترینگ را باید در نظر بگیرید.از آنجایی که ممکن است هزینه زیادتر شود، بهتر است همزمان چندین محل را بررسی کنید. بررسی همزمان چندین گزینه به شما این امکان را می دهد که ایده بهتری از آنچه مدنظر شماست به دست آورید و همچنین در هنگام مذاکره برای اجاره محل اطلاعات و توانایی بیشتری برای رسیدن به توافقات بهتر داشته باشید. انتخاب محل یک تصمیم بسیار مهم است به همین دلیل شما باید از داشتن زمان و هزینه کافی برای آن اطمینان حاصل کنید.

۲. سخنرانان  

سخنرانان نیز مهمترین و قابل توجه ترین بخش های بودجه یک رویداد را به خود اختصاص می دهند. انتخاب سخنران، یکی از بخش هایی است که بیشترین پتانسیل برای صرف وقت و بودجه را دارد زیرا سخنرانان یکی از اصلی ترین ارکان جذب مخاطب در هر رویداد هستند. از بسیاری جهات سخنرانان شما نمای رویداد خواهند بود زیرا شما از برند شخصی آنها برای ارتقا نام تجاری رویداد خود استفاده خواهید کرد.

سخنرانانی را انتخاب کنید که با چشم انداز رویداد شما منطبق باشند و محتوای رویداد شما را غنی سازند. هنگام طوفان فکری برای انتخاب سخنران از شبکه های افراد حرفه ای خود غافل نشوید. ترکیب شبکه افرادی که شما و  تیم شما می شناسید می تواند باعث ایجاد لیستی چشمگیر از سخنرانان بالقوه برای رویداد شود. از مزایای استفاده از شبکه افراد می توان معرفی راحت تر و گرم تر شما و رویدادتان به سخنران را نام برد. همچنین ممکن است سخنرانی حاضر به ارائه رایگان در رویداد شما شود که این خود باعث صرفه جویی در بودجه شما خواهد شد.

۳. هزینه های پرسنل

یکی از هزینه هایی که در روز رویداد با آن روبه رو خواهید شد، هزینه تیم اجرایی رویداد است. این تیم، افرادی هستند که به شما در ثبت نام و پذیرش، هدایت حضار به محل های مورد نظر و خوش آمد و راهنمایی آنها به هنگام ورود، کمک خواهند کرد بنابراین بخش مهمی از تجربه رویداد شما خواهند بود. در نتیجه، شما باید آنها را در طول مدت رویداد شاد و پر انرژی نگه دارید.  

هزینه های غذا، سفر و اقامتگاه از مواردی است که باید برای تیم برگزاری رویداد در نظر گرفته شوند. بنابراین در صورتی که این هزینه ها به عهده برگزارکننده رویداد باشد، باید از قبل آنها را در بودجه خود در نظر بگیرید زیرا این موارد به راحتی می توانند مبالغ قابل توجهی به هزینه ها اضافه کنند.

۴. علامت تجاری و برندینگ رویداد

ایجاد تجربه رویدادی به یاد ماندنی، مستلزم آن است که به نام تجاری رویداد خود زندگی ببخشید. در مورد عناصر بصری همیشه این نکته را در بحث و تبادل نظرها در نظر بگیرید و مطمئن شوید که بودجه کافی برای ایجاد یک تجربه شگفت انگیز خواهید داشت.  

۵. تجربه های ناب شرکت کنندگان  

با پیشرفت سالانه فناوری های تعاملی، داشتن زمینه های خاص، اختصاص یافته به تجارب شرکت کنندگان، رویداد شما را به یاد ماندنی تر خواهد کرد. ظهور هوش مصنوعی و واقعیت مجازی/ تقویت باعث شده تا شرکت کنندگان در فعالیت های مجازی ای شرکت کنند که باعث گسترش تخیلشان می شود. فناوری هایی را بررسی کنید که با محتوای رویداد شما هماهنگ باشند و امکان تجربیات منحصر به فردی را برای شرکت کنندگان  رویداد فراهم کنید.

۶. صندوق اضطراری  

این بخش ممکن است فقط به نیازهای داخلی مربوط نباشد، اما قطعاً مبلغی است که باید قبل از فرایند برنامه ریزی کنار بگذارید. برنامه ریزی و سازماندهی رویداد سفری غیرقابل پیش بینی است و مطمئناً شرایطی به  وجود خواهد آمد که در آن باید از صندوق اضطراری خود برداشت کنید.

به عنوان مثال، ممکن است سخنران اصلی رویداد شما درست یک هفته قبل از رویداد سخنرانی خود را کنسل کند و شما برای پیدا کردن فردی به خوبی آن نیازمند صرف هزینه  بیشتری باشید زیرا در این زمان کم ممکن است مبلغ بیشتری از شما درخواست شود. بنابراین وجود این صندوق برای مدیریت این دست از بی نظمی ها و اتفاقات ناگهانی لازم است تا در صورت بروز شما بتوانید همچنان تصمیمات درستی بگیرید و بر برنامه های دیگر رویداد نیز تمرکز لازم را داشته باشید.

هزینه های بازاریابی و تبلیغات رویداد

بخش بزرگی از بودجه یک رویداد باید به برنامه های بازاریابی اختصاص یابد. اگرچه کانال ها و روش های زیادی برای بازاریابی و تبلیغات وجود دارد که می توانید بودجه را صرف آن کنید، در ادامه لیستی از چند استراتژی بازاریابی رویداد آورده شده است که به طور معمول بازاریابان رویداد از آن ها استفاده می کنند.

۱. پید سرچ

 اگر پیش بینی می کنید که مخاطبان بالقوه شما برای پیدا کردن رویدادهایی مشابه رویداد شما از جستجوی آنلاین استفاده می کنند، بخشی از بودجه تبلیغاتی خود را به سئو و پید سرچ اختصاص دهید. یکی از پلتفرم هایی که بیشترین کاربرد را برای این کار دارد Google AdWords است.  

این پلتفرم به تبلیغ کنندگان کلمات کلیدی که مایل به رتبه بندی بر اساس آن هستند را پیشنهاد می دهد.

در واقع گوگل ادوردز جایی است که شرکت های مختلف سعی میکنند توسط آن برای کلمه کلیدی مورد نظر خود در صدر نتایج جستجوی گوگل قرار بگیرند. ادوردز مانند مناقصه عمل میکند، شرکت های مختلف برای هر کلیک میزان مشخصی پول پیشنهاد میکنند ولی اینطور نیست که همیشه بالاترین پیشنهاد برنده مناقصه باشد! گوگل در کنار مبلغ پیشنهادی، فاکتورهای کیفیتی را هم بررسی میکند و بر اساس آن برنده را انتخاب میکند.

۲. روابط عمومی

سرمایه گذاری بر تبلیغات به شکل سنتی می تواند بازده زیادی داشته باشد و باعث انتشار و تبلیغ وسیع در مطبوعات بیشتری شود. امروزه، روابط عمومی عمدتا شامل انتشار اطلاعات رویداد در رسانه های مرتبط است. این درست جایی است که سرمایه گذاری بر روابط عمومی به این شکل بسیار سودمند خواهد بود. یک تیم و یا آژانس روابط عمومی دانش و شبکه لازم برای پوشش کلیه اطلاعات و مقالات مرتبط با رویداد شما در رسانه ها و نشریات مربوطه را فراهم خواهد کرد.

به جای پیوستن به آژانس و تیم روابط عمومی می توان از یک شبکه روابط عمومی که با استفاده از بستری خاص با استراتژی های سازمان شما هم راستا است، استفاده کرد.

۳. هزینه برای تبلیغات در رسانه های اجتماعی  

نوع دیگری از تبلیغات دیجیتال هزینه بودجه برای کمپین های شبکه های اجتماعی است. هزینه برای تبلیغات در این شبکه ها می تواند اثربخشی زیادی در رویداد شما داشته باشد. تبلیغات درهمه پلتفرم های بزرگ شبکه های اجتماعی قابل ارائه است‌، وظیفه اصلی ما متعادل ساختن سرمایه گذاری اجتماعی در هر یک از این شبکه ها برای اطمینان از دسترسی گسترده و در عین حال هدفمند خواهد بود.

فیس بوک یکی از سکوهای تبلیغاتی قوی است که به تبلیغ کنندگان امکان دستیابی گسترده با حداقل پیچیدگی را می دهد. تبلیغات را می توان بر اساس اطلاعات جمعیتی خاص از جمله سن و موقعیت جغرافیایی و یا بازدیدکنندگان وب سایت رویداد، ارائه داد، که خود نوعی هدف گذاری مجدد محسوب می شود.

تبلیغات همچنین می تواند بر اساس "ارتباطات خاص" ارائه شود، بدین معنی که توسط افرادی که دوستانشان قبلاً برای رویداد شما ثبت نام کرده اند، دیده شوند. این فقط خلاصه ای است از آنچه که تبلیغات فیس بوک قادر به آن انجام آن است. برای راهنمایی بیشتر در مورد این نوع از تبلیغات رویدادها و بهترین شیوه ها، باید از کارشناسان رسانه های اجتماعی راهنمایی و کمک بگیرید.

۴. ایمیل دعوت

 یکی دیگر از کانالهای عالی برای صرف بودجه بازاریابی رویداد کمپین های ایمیل دعوت است. این روش می تواند تولید تقاضا و استراتژی رویداد را تقویت کند و به طور بالقوه امکان تبدیل و پاسخ بهتری را در مقایسه با کمپین های ایمیلی ارائه دهد. با این حال، بسته به اندازه و پیچیدگی این نوع کمپین های، قیمت گذاری آن ها می تواند از کانالهای دیجیتال گرانتر باشد. یک کمپین موفقیت آمیز ایمیل دعوت نیاز به هماهنگی بین بازاریابی و فروش، روشن بودن اهداف و یک برنامه اقدام واضح برای مخاطبان هدف دارد.

هنگامی که صحبت از استراتژی تبلیغاتی می شود، مطمئنا هزینه های دیگری در مورد پرسنل بازاریابی و ابزارهای مختلف رویداد وجود دارد. افزودن کمک هزینه اضافی به بودجه تبلیغات به شما کمک می کند تا از پس هزینه های اضافی که ممکن است برای برگزاری یک رویداد پیش بیاید برآیید.

صفحه بعدی: بازگشت سرمایه رویداد