KPI چیست و چرا مهم است؟

ارزیابی پیشرفت را می‌توان یکی از مهم‌ترین مواردی دانست که همه کسب و کارها از استارتاپ های نوپا گرفته تا شرکت‌های تجاری بسیار بزرگ برای اینکه بفهمند چه چیزی درست و چه چیزی غلط‌کار می‌کند باید به آن توجه کنند. در دنیای امروز که همه چیز بر پایه داده و اطلاعات بنیان نهاده شده اعداد بسیار مهم هستند. در اینجاست که شاخص کلیدی عملکرد یا KPI به عنوان یکی از رایج‌ترین روش‌ها برای کار با اعداد و داده‌ها وارد عمل می‌شود. حال ممکن است که از خود بپرسید KPI چیست و چرا اهمیت دارد که با خواندن این مقاله می‌توانید به پاسخ تمام سوالات خود در این باره برسید.

KPI چیست؟

نقل‌قول معروفی وجود دارد که می‌گوید آن چیزی که اندازه‌گیری می‌شود انجام خواهد شد؛ بنابراین می‌توان گفت که اندازه‌گیری یک ابزار مدیریتی مهم و ضروری محسوب شده و به ما کمک می‌کند تعیین کنیم که آیا فعالیت‌هایمان مؤثر است یا خیر. این خود سبب شده تا ارزش کار و نحوه مدیریت منابع مشخص شده و تمرکز بر روی تلاش‌های کارآمدتر منتقل شود. در اینجاست که مبحث KPI باز می‌شود. KPI مخفف اصطلاح شاخص عملکردی کلیدی است که به عنوان یک معیار قابل‌اندازه‌گیری و قابل‌سنجش عملکرد برای ارزیابی پیشرفت و عملکرد کلی بلندمدت مجموعه به سمت یک هدف خاص استفاده می‌شود.

مهم نیست که در یک شرکت بزرگ مشغول به کار هستید و یا یک فضای کار اشتراکی ، KPI برای تمامی گروه‌ها اهداف ، نقاط عطف برای اندازه‌گیری میزان پیشرفت و بینش‌هایی برای کمک به افراد به عنوان های مختلف تعیین خواهد کرد تا بهتر تصمیم بگیرند. شاخص عملکرد مانند چراغی است که با شناسایی نقاط ضعف و قوت به همه افراد از امور مالی تا مسئول و بازاریابی و فروش و منابع انسانی کمک می‌کند تا به طور برنامه‌ریزی شده‌ای به سمت جلو حرکت کنند‌‌ و اقدامات لازم برای بهینه‌سازی عملکرد را به خوبی انجام دهند.

انواع مختلف KPI

شاخص کلیدی عملکرد را می‌توان در انواع مختلفی دسته‌بندی کرد. برخی از آن‌ها تنها برای سنجش پیشرفت در کوتاه‌مدت مثلاً یک ماه کارایی دارند اما برخی دیگر بر اهداف طولانی‌مدت تمرکز می‌کنند. با این وجود وجه اشتراک همه آن‌ها این است که به با اندازه‌گیری عملکرد سعی در کمک به پیشرفت کسب و کار شما دارند. در اینجا برخی از انواع رایج‌ترین KPI ها آورده شده است که شامل:

شاخص کلیدی استراتژیک

این نوع KPI با نظارت بر عملکرد در ابعاد بزرگ، اهداف مجموعه را ارزیابی خواهد کرد. اگر مدیران بخواهند بفهمند که مجموعه تحت نظارتشان در هرزمانی چگونه کار می‌کند به طورمعمول به دو شاخص کلیدی استراتژیک نگاه می‌کنند که این دو KPI می‌تواند درآمد، سهم بازار و یا بازگشت سرمایه باشد.

شاخص کلیدی عملیاتی

KPI عملیاتی اغلب در یک چهارچوب زمانی که بسیار محدودتر بوده تمرکز دارد. این شاخص کلیدی، عملکرد یک شرکت و یا حتی یک فرد مثلاً یک فریلنسر را ماه‌به ماه و یا حتی روزانه با تجزیه‌وتحلیل اطلاعات بخش‌ها و یا حتی مکان‌های جغرافیایی مختلف اندازه‌گیری و ارزیابی خواهد کرد. این نوع KPI بیشتر توسط مدیران جهت تجزیه و تحلیل داده‌هایی که از KPI استراتژیک به دست می‌آیند استفاده می‌شود. به طور مثال اگر فرد مسئول متوجه شود که درآمد کل شرکت روند نزولی پیداکرده احتمال این وجود دارد که به بررسی کند کدام خط تولید با مشکل مواجه شده است.

شاخص کلیدی عملکردی

این شاخص بیشتر در عملکردهای خاص و یا بخش‌های یک مجموعه تقویت می‌شود ازاین‌رو با شاخص KPI عملکردی گفته می‌شود. به عنوان‌مثال ممکن است که در بخش مالی تعداد منابع انسانی که هر ماه سیستم حسابداری اطلاعات آن‌ها را ثبت می‌کند توسط این شاخص موردسنجش قرار بگیرد و یا در بخش بازیابی تعداد افرادی که ایمیل تبلیغاتی را بازکرده‌اند اندازه‌گیری کند. نکته مهم این است که KPI عملکردی بیشترین ارزش را برای مجموعه‌ای از کاربران که از آن استفاده می‌کنند فراهم خواهد کرد.

شاخص کلیدی عقب‌ماندگی

KPI عقب‌مانده به این صورت عمل می‌کند که با محاسبه عملکرد فعلی یک کسب و کار درزمینه ای خاص و مقایسه آن با عملکرد گذشته‌اش در همان زمینه، میزان رشد و موفقیت نهایی آن سازمان را می‌سنجد.

شاخص کلیدی ورودی

شاخص‌های ورودی نوع دیگری از KPI است که مواردی را در جهت ایجاد نتیجه موردنظر مانند بودجه کافی و کارکنان اضافی دنبال می‌کند. یک KPI ورودی می‌تواند به شرکت‌ها پیگیری و نحوه استفاده درست از منابع خود را بیاموزد.

شاخص کلیدی خروجی

هدف از KPI خروجی سنجش میزان موفقیت یا شکست فعالیت و پروژه‌های کاری شماست و این‌که در یک بخش میزان تولید کالا و یا ارائه خدمات به چه اندازه بوده است. رشد درآمد و افزایش جذب مشتری نیز می‌تواند نشان‌دهنده عملکرد شرکت‌ها باشد.

KPI چرا از اهمیت زیادی برخوردار است؟

شاخص کلیدی عملکرد را می‌توان یک معیار قابل‌اندازه‌گیری دانست که نشان‌دهنده این بوده شرکت تا چه اندازه در برابر اهداف کلیدی تجاری و پیشرفت به سمت برنامه استراتژیک خود خوب عمل می‌کند. این عامل همچنین بسیار بالاتر از اعداد و داده‌هایی دانست که به صورت هفتگی گزارش می‌شوند. دلایل متعددی مانند بررسی عملکرد منابع انسانی، پیگیری پیشرفت شرکت و … وجود دارند که نشان می‌دهد این شاخص عاملی است که در رشد شرکت شما نقش مهمی را ایفا می‌کند. از دلایل اهمیت KPI می‌توان به موارد زیر نیز اشاره کرد:

توانایی اندازه‌گیری اهداف با کمک KPI

در ابتدا ممکن است که این مطلب کمی برایتان گیج‌کننده به نظر برسد و تصور کنید هدف یک مجموعه خود شاخص کلیدی عملکرد است اما اشتباه نکنید.KPI هدف شما نیست بلکه به عنوان ابزاری برای اندازه‌گیری و سنجش اهداف شما شناخته می‌شود. به طور مثال اگر در یک دفتر هواپیمایی کار می‌کنید هدف این مجموعه فروش مقدار معینی بلیت است که شما با کمک KPI می‌توانید بفهمید تا چه اندازه به هدف خود نزدیک و یا دور هستید.

در این مثال ممکن است که شاخص کلیدی عملکرد به شما نشان دهد تنها ۲۰ درصد از مقداری که به عنوان هدف تعیین کرده بودید به فروش رفته است. در اینجاست که باید مدیر وارد عمل شده و علت این شکست و عدم فروش تعداد بلیت موردنظر را پیدا کند. زمانی که بتوانید اهداف کسب و کار خود را به این روش اندازه‌گیری کنید این فرصت نیز در اختیارتان قرار می‌گیرد که بفهمید کجا چه خطایی داشته‌اید و تصمیماتی بگیرید که شما را به اهدافتان زودتر برساند. با توجه به این موارد این مورد را می‌توان مهم‌ترین دلیل اهمیت و استفاده از KPI دانست.

به وجود آمدن یک جو یادگیری با KPI

با اندازه‌گیری اهداف شرکت به کمک شاخص کلیدی عملکرد یک جو آموزشی در شرکت شما به وجود می‌آید. دیده شده است که داده‌هایی که با اندازه‌گیری توسط KPI تولید می‌شوند می‌توانند سبب تولید مکالمات مهمی را در محل کار شود. به این معنا که اگر شما متوجه خطا یا اشکالی در خواندن KPI ها شوید این شانس را دارید که با دیگر افراد درگیر در پروژه صحبت کنید. همچنین یک فرصت عالی برای شما وجود دارد تا به دیگر کارمندان بیاموزید که چگونه کارها را متفاوت انجام دهند و برای رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده عملکرد بهتری داشته باشند. افزون بر همه این‌ها شما می‌توانید خودتان تجزیه و تحلیل کنید که آیا استفاده از KPI ها یک اندازه‌گیری مؤثر محسوب می‌شود یا خیر که اگر جواب منفی بود می‌توانید خود تغییرات لازم را انجام دهید.

به دست آوردن اطلاعات ارزشمند

KPI ها می‌توانند یک نما از عملکرد کلی سازمان شما را ارائه دهند. در یک بازار که به شدت رقابتی است، این اطلاعات همیشه می‌تواند بخش مهمی از تلاش‌های شما برای شکست دادن رقبا را تشکیل دهد. داده‌های به دست‌آمده توسط شاخص کلیدی عملکرد به شما این امکان را داده که تنظیمات کوچکی را انجام دهید تا در پایان هر ماه برای رسیدن به اهداف خود نخواهید دچار تغییرات شدیدی شوید. دیده شده که برخی از شرکت‌ها به کمک KPI به اندازه گیری میزان رسیدن به استانداردهای خاصی می‌پردازند که ممکن است حتی مستقیماً با کسب و کار یا سود آن‌ها مرتبط نباشد.

تشویق مسئولیت‌پذیری در افراد

بدون کمک و استفاده از KPI ها شما می‌توانید در معرض خطر تصمیم‌گیری نادرست در مورد منابع انسانی در طول بررسی قرار بگیرید. ممکن است فرض کنید که کارمندی عملکرد ضعیفی دارد زیرا او دارای مشکلات وقت‌شناسی یا عدم مشارکت در مجموعه است، اما هیچ مدرک قابل‌سنجشی ندارید. یک KPI می‌تواند نشان دهد که این پیش‌داوری یا ارزیابی شما غلط است و عملکرد ضعیف درک شده ممکن است آمار مطلوبی داشته باشد و نتایج خوبی را ارائه کند. برعکس آن، اگر آمار KPI ها نتایج نامطلوبی را نشان دهد، کارمندانی که عملکرد ضعیفی دارند، به سختی می‌توانند از خود دفاع کنند.

تقویت روحیه

انگیزه در کارکنان و اینکه از رضایت شغلی در جهت بهبود عملکرد و فرهنگ شرکت برخوردار باشند بسیار مهم است. زمانی که اهداف تعیین شده تنها یک‌بار در سه‌ماهه یا یک‌بار در سال قابل‌دستیابی هستند، اغلب به وجود آمدن انگیزه در گروه دشوارمی شود. دریافت گزارش‌های مثبت برای KPI های خاص در یک دوره زمانی، می‌تواند برای کارمندان همراه با پاداش و انگیزه باشد. نتایج اغلب فوری نبوده و حس دستیابی به هدف را ایجاد می‌کند تا آن‌ها روی دستیابی به اهداف خود متمرکز شوند.

جمع‌بندی

به طور کلی می‌توان گفت که KPI مسئولیت‌پذیری را هم در کارکنان حتی اگر کار نمی‌کنند و هم برای کارفرمایان افزایش می‌دهد. بااین‌حال اگرچه KPI تا برای رسیدن به اهداف و رشد بیشتر مهم هستند باید حتماً مطمئن شوید که این اهداف پتانسیل ایجاد KPI قابل‌اجرا بر اساس آن‌ها را دارند. درنهایت این اهداف هستند که به شما اجازه می‌دهند KPI های لازم را برای بهبود نتایج کلی کسب و کار خود ایجاد کنید.