چطور می توان تیم خود را در زمان دورکاری بهتر مدیریت کنیم؟

عصر دیجیتال و فناوری‌های نوین، مفاهیم سنتی کار و اشتغال را دگرگون کرده است. امروزه دورکاری یا کار از راه دور به یک روند رو به رشد تبدیل شده و دیگر یک روش کاری غیرمعمول محسوب نمی‌شود.
عوامل متعددی همچون پیشرفت فناوری‌های ارتباطی و اطلاعاتی، همه‌گیری بیماری کووید 19، تمایل به تعادل بیشتر بین کار و زندگی، و کاهش هزینه‌های اداری، موجب شده است تا شرکت‌ها و سازمان‌های بیشتری به سمت الگوهای دورکاری و کار مجازی حرکت کنند. از آنجا که دورکاری مزایای زیادی برای کارفرمایان و کارمندان به همراه دارد، انتظار می‌رود این روند همچنان ادامه یابد و دورکاری به یک استاندارد جدید در محیط‌های کاری تبدیل شود.
اما همان‌طور که با تغییر هر الگوی کاری، چالش‌ها و مسائل جدیدی پدید می‌آید، دورکاری نیز مدیران را با چالش‌های تازه‌ای مواجه کرده است. یکی از مهم‌ترین این چالش‌ها، مدیریت اثربخش تیم‌هایی است که اعضای آن‌ها در مکان‌های مختلف و به صورت دورکار فعالیت می‌کنند. با وجود مزایای دورکاری، مدیریت کارکنانی که به طور فیزیکی در کنار یکدیگر حضور ندارند، چالش‌برانگیز است. طبق تحقیقات انجام شده، حدود 30 درصد از شرکت‌هایی که به سمت دورکاری حرکت کرده‌اند، اظهار نارضایتی از مدیریت تیم‌های دورکار داشته‌اند.

در این مقاله قصد داریم با بررسی چالش‌ها و مشکلات پیش روی مدیران تیم‌های دورکار، و ارائه راهکارها و تکنیک‌های مدیریتی مناسب، راهنمایی جامعی برای مدیریت اثربخش تیم‌های دورکار ارائه دهیم.

چالش‌های مدیریت تیم در دورکاری

مدیریت تیم‌های دورکار با چالش‌های منحصر به فردی روبروست که عبارتند از:

چالش مهم ارتباطات

ارتباطات در محیط‌های دورکاری یکی از مهم‌ترین چالش‌هاست. در یک محیط دورکاری، ارتباطات می‌تواند از طریق ایمیل، تماس صوتی، تماس تصویری، چت و... انجام شود. اما هر کدام از این روش‌ها مزایا و معایب خاص خود را دارند. برای مثال، ایمیل می‌تواند برای ارسال اطلاعات مفصل مناسب باشد، اما برای یک تبادل اطلاعات سریع و زنده کارآمد نیست.

بهره‌وری کارمند

در محیط‌های دورکاری، بهره‌وری یک موضوع حساس است. بسیاری از کارمندان ممکن است در محیط خانگی دچار پراکندگی ذهنی شوند. برای مدیریت این موضوع، استفاده از ابزارهای مدیریت زمان و پروژه، تکنیک‌های مانند تکنیک Pomodoro، و تنظیم جلسات دوره‌ای برای بررسی پیشرفت کار می‌تواند مفید باشد.

مسائل انگیزشی

انگیزش کارکنان در محیط‌های دورکاری یکی دیگر از چالش‌های مهم است. برای حل این مشکل، می‌توان از روش‌های مختلفی مانند تعریف اهداف واضح، ارائه پاداش‌ها و تشویق‌ها، و ایجاد فرهنگ سازمانی مثبت استفاده کرد.

مشکلات فنی و لجستیکی

مسائلی مثل اتصال اینترنت ناپایدار، عدم دسترسی به سیستم‌ها و اطلاعات سازمانی، و فقدان فضا و تجهیزات مناسب کاری، می‌تواند چالش‌هایی را ایجاد کند.

ابزارها و تکنیک‌های مدیریت تیم‌های دورکار

مدیریت موثر تیم‌های دورکار نیازمند به‌کارگیری ابزارها و تکنیک‌های مناسبی است که بتواند چالش‌های ناشی از دورکاری را مرتفع سازد. انتخاب و استفاده صحیح از این ابزارها و تکنیک‌ها، نقش بسزایی در موفقیت مدیریت تیم‌های دورکار دارد. در ادامه به بررسی جزئیات و کاربردهای مهم‌ترین ابزارها و تکنیک‌های مفید برای مدیران تیم‌های دورکار می‌پردازیم:

ابزارهای ارتباطی و همکاری

امروزه ابزارهای متنوعی برای برقراری ارتباطات آنلاین و همکاری اعضای تیم وجود دارد. استفاده از این ابزارها ارتباطات درون تیمی را تسهیل می‌کند.
ابزارهایی نظیر Slack، Microsoft Teams، Google Workspace و Zoom برای برگزاری جلسات آنلاین، گفتگوهای غیر رسمی، اشتراک‌گذاری فایل و اطلاعات، و هماهنگی بین اعضای تیم بسیار مفید هستند.

ابزارهای مدیریت پروژه و وظایف

ابزارهایی مثل Asana، Trello، Jira و Monday به مدیران کمک می‌کنند تا پروژه‌ها را به وظایف کوچک‌تر تقسیم کرده و به اعضای تیم اختصاص دهند. همچنین پیشرفت کار را راحت‌تر پیگیری و کنترل کنند.

ابزارهای نظارت و کنترل عملکرد

ابزارهایی مانند Time Doctor، ActivTrak، Hubstaff و Teramind به مدیران اجازه می‌دهند زمان‌بندی کار اعضای تیم را رصد کرده و بهره‌وری آن‌ها را اندازه‌گیری و بهبود دهند.

برگزاری جلسات منظم

برگزاری جلسات منظم هفتگی یا ماهانه با حضور همه اعضای تیم، ارتباطات را تقویت کرده و باعث هماهنگی و همراستایی بیشتر می‌شود.

ارتباطات یک به یک

مدیران باید به صورت منظم با هر یک از اعضای تیم به طور جداگانه ارتباط برقرار کنند تا بتوانند نیازها و مشکلات آنها را شناسایی کرده و رفع نمایند.

ایجاد فرهنگ مشارکتی

مدیران باید فرهنگی را تشویق کنند که در آن اعضا بتوانند به راحتی در تصمیم‌گیری‌ها مشارکت داشته باشند و ایده‌ها و بازخوردهای خود را مطرح کنند.
انتخاب و به‌کارگیری صحیح ابزارها و تکنیک‌های فوق، به مدیران تیم‌های دورکار کمک شایانی می‌کند تا بتوانند چالش‌های ارتباطی و هماهنگی را مدیریت نموده و زمینه را برای افزایش بهره‌وری و عملکرد تیم فراهم کنند. البته پیاده‌سازی موفق این ابزارها و تکنیک‌ها نیازمند فرهنگ سازمانی مناسب و حمایت مدیران ارشد است.

راهکارهای افزایش بهره‌وری تیم‌های دورکار

بهره‌وری و عملکرد بالای تیم‌های دورکار همواره یکی از دغدغه‌های اصلی مدیران بوده است. عوامل متعددی از جمله عدم نظارت مستقیم، کمبود ارتباطات چهره به چهره و دوری از محیط کار، می‌تواند باعث افت بهره‌وری در تیم‌های دورکار شود. با اتخاذ رویکردها و استراتژی‌های مناسب مدیریتی، می‌توان این چالش را مدیریت کرد. در ادامه به برخی از مهم‌ترین راهکارهای افزایش بهره‌وری تیم‌های دورکار می‌پردازیم:

1. تعیین اهداف و انتظارات به صورت شفاف

اعضا باید به وضوح بدانند چه کاری از آنها انتظار می‌رود. اهداف باید قابل سنجش، واقع بینانه و دست یافتنی باشند. هدف‌گذاری باید با در نظر گرفتن توانایی‌ها و مهارت‌های اعضا صورت گیرد.

2. تقسیم وظایف و مسئولیت‌ها

وظایف و مسئولیت‌های هر عضو تیم باید به طور واضح و روشن مشخص شود تا از بروز هرگونه ابهام یا همپوشانی جلوگیری گردد.

3. برنامه‌ریزی و مدیریت زمان

آموزش مهارت‌های مدیریت زمان و برنامه‌ریزی روزانه و هفتگی به اعضا، بسیار حائز اهمیت است. استفاده از ابزارهایی مثل تکنیک پومودورو می‌تواند مفید باشد.

4. پایش و ارزیابی منظم عملکرد

اندازه‌گیری و ارزیابی منظم عملکرد اعضا و ارائه بازخوردهای سازنده، باعث افزایش انگیزه و بهبود بهره‌وری می‌شود.

5. پاداش و تشویق عملکرد برتر

طراحی و اجرای سیستم‌های پاداش‌دهی و تشویق افراد با عملکرد بالا، انگیزه کارکنان را افزایش می‌دهد.

6. برگزاری جلسات بازخورد

برگزاری منظم جلسات بازخورد 360 درجه و ارائه بازخورد سازنده، موجب یادگیری و بهبود عملکرد می‌شود.

7. توجه به نیازهای فردی اعضا

شناسایی و توجه به نیازهای آموزشی و انگیزشی منحصر به فرد هر عضو، باعث افزایش بهره‌وری می‌گردد.

مدیریت استرس و افزایش انگیزه در دورکاری

مدیران می‌توانند با اقدامات زیر استرس را در تیم کاهش دهند و انگیزه را افزایش دهند:

• برگزاری جلسات مشاوره‌ای و صمیمانه با اعضا
• کمک به مدیریت زمان و برنامه‌ریزی فعالیت‌ها
• تشویق مرخصی‌های کوتاه مدت و استراحت‌های منظم
• برگزاری جلسات غیررسمی و مجازی برای ایجاد صمیمیت
• ترغیب اعضا به مشارکت در فعالیت‌های تیمی و گروهی
• ایجاد برنامه‌های پاداش و تقدیر از اعضای برتر
• ارائه بازخوردهای مثبت و سازنده به اعضا
• شناسایی علایق و نیازهای فردی اعضا و کمک به برآورده شدن آنها
• توجه به تعادل کار و زندگی اعضا و جلوگیری از استرس شغلی
  

مدل‌های مناسب مدیریت تیم‌های دورکار

انتخاب مدل‌های مناسب مدیریتی برای هدایت تیم‌های دورکار از اهمیت بسزایی برخوردار است. مدل‌های مدیریتی که بتوانند چالش‌های خاص دورکاری را مد نظر قرار دهند، می‌توانند به موفقیت تیم‌های دورکار کمک شایانی کنند. در ادامه به بررسی دو مدل مدیریتی مناسب برای تیم‌های دورکار می‌پردازیم.

مدل Agile

مدل Agile با تمرکز بر انعطاف‌پذیری، سرعت عمل و تحویل محصولات با کیفیت، گزینه مناسبی برای مدیریت تیم‌های دورکار است. ویژگی‌های اصلی این مدل عبارتند از:

• تمرکز بر ارتباطات تنگاتنگ و مستمر بین اعضای تیم
• تاکید بر مشارکت و درگیری فعال اعضا در فرایند توسعه
• توانایی سازگاری سریع با تغییرات و انعطاف‌پذیری بالا
• تمرکز بر ارزش‌آفرینی و تحویل محصولات کاربردی
• تحویل محصولات و نسخه‌های اولیه در زمان‌بندی‌های کوتاه
• دریافت بازخورد مستمر از مشتریان و ذینفعان جهت بهبود محصول

مدل Scrum

مدل Scrum یک چارچوب مدیریت پروژه است که برای تیم‌های دور کار بسیار مفید است. ویژگی‌های اصلی آن عبارتند از:

• تقسیم پروژه به اسپرینت‌های کوتاه مدت و مدیریت پروژه به صورت تکرار شونده
• برگزاری جلسات برنامه‌ریزی، بازبینی و روزانه
• تعریف نقش‌های خاص شامل Scrum Master، مالک محصول و تیم توسعه
• مالک محصول مسئول تعیین اولویت‌ها و انتظارات است
• تمرکز روی ارائه محصولات با ارزش و کاربردی
• شفافیت بالا و بازخورد مستمر از طریق بازبینی‌های منظم
  مدل‌های Agile و Scrum با تمرکز بر انعطاف‌پذیری، مشارکت تیمی و بازخورد مستمر، چارچوب‌های مناسبی برای مدیریت اثربخش تیم‌های دورکار فراهم می‌کنند. البته پیاده‌سازی موفق این مدل‌ها نیازمند آموزش مدیران و تیم‌ها و ایجاد فرهنگ سازمانی متناسب با این رویکردها است.

نکات کلیدی مدیریت تیم‌های مجازی

مدیریت موفق تیم‌های مجازی نیازمند رعایت نکات و الزامات کلیدی است. عدم توجه به این نکات مهم می‌تواند منجر به شکست تیم‌های دورکار شود. در ادامه به برخی از مهم‌ترین نکات و الزامات مدیریت تیم‌های مجازی می‌پردازیم:
ایجاد فرهنگ سازمانی مبتنی بر اعتماد، مسئولیت‌پذیری و تعهد؛ اعضا باید به یکدیگر و سازمان اعتماد داشته باشند

• توجه به حفظ تعادل بین کار و زندگی کارکنان؛ جلوگیری از استرس شغلی و فرسودگی
• برقراری ارتباطات منظم، شفاف و دوسویه؛ استفاده از کانال‌های مختلف ارتباطی
• تشویق مشارکت اعضا در تصمیم‌گیری‌های سازمانی؛ ایجاد حس تعلق به تیم
• شناسایی و رفع به موقع موانع، مشکلات و نیازهای اعضای تیم
• ایجاد محیطی حمایتگر، صمیمی و غیررسمی؛ برقراری ارتباطات شخصی
• برگزاری جلسات و رویدادهای گروهی به صورت مجازی
• ارائه بازخوردهای مثبت و سازنده به اعضای تیم
  با رعایت نکات فوق می‌توان انتظار داشت که تیم‌های دورکار بتوانند به خوبی کار کرده و به اهداف سازمانی دست یابند. البته پیاده‌سازی این نکات نیازمند صرف زمان و تلاش کافی توسط مدیران است.

جمع‌بندی

مدیریت تیم‌های دورکار با چالش‌ها و موانعی همراه است که نیازمند توجه ویژه‌ای از سوی مدیران است. برای مدیریت مؤثر این تیم‌ها، مدیران باید بر ارتباطات مستمر و شفاف، ایجاد انگیزه، افزایش بهره‌وری، و حفظ تعادل کاری اعضا تمرکز کنند.
انتخاب صحیح ابزارهای دورکاری، به کارگیری تکنیک‌هایی مانند مدیریت اهداف، برنامه‌ریزی وظایف و بازخورد دهی مستمر، و همچنین پیاده‌سازی مدل‌های مدیریتی چابک مانند Agile و Scrum، از راهکارهای کلیدی به شمار می‌روند.
ایجاد فرهنگ سازمانی مبتنی بر اعتماد، مسئولیت‌پذیری و شفافیت نیز بستر مناسبی را برای موفقیت تیم‌های دورکار فراهم می‌کند. با رعایت نکات مذکور می‌توان انتظار داشت تیم‌های دورکار به بهترین نحو عمل کرده و به اهداف سازمانی دست یابند.