مراحل برگزاری رویداد؛ چگونه یک رویداد برگزار کنیم؟
صاحبان کسب و کار برای آنکه بتوانند استارت آپ خود را گسترش دهند و از نظرات و دیدگاه‌های افراد متخصص در این حوزه بهره‌مند شوند، اقدام به برگزاری رویداد می‌کنند. رویدادهای استارتاپی بهترین مکان برای تبادل ایده‌های نو، پیدا کردن هم‌تیمی‌های جدید و گسترش مجموعه و همچنین معرفی کسب و کار به سایر افراد است. در واقع یکی از بهترین شیوه‌های بازاریابی برای کسب و کارها، برگزاری رویداد است.
اگر یک رویداد بتواند به نحوی شایسته برگزار شود، کسب و کارها می‌توانند از این طریق کسب و کار خود را به دیگران معرفی کنند، مخاطب‌های بیشتری را به سوی خود جذب کنند و حوزه فعالیت خود را گسترش دهند. به همین خاطر، امروزه یکی از مهم‌ترین دغدغه‌ها برای صاحبان کسب و کار، چگونگی برگزاری یک رویداد خوب است. در همین راستا، ما در این مقاله قصد داریم تا مراحل برگزاری یک رویداد را بررسی کنیم. با ما همراه باشید.
مراحل برگزاری یک رویداد موثر
برگزاری یک رویداد موفق نیاز به رعایت اصول خاصی دارد؛ به همین خاطر، برخی شرکت‌ها حوزه فعالیت خود را به مدیریت و برنامه‌ریزی برای برگزاری رویداد اختصاص داده‌اند؛ اما اگر دوست دارید خودتان مدیریت رویدادها را بر عهده بگیرید، ما در ادامه به بیان مراحل برگزاری یک رویداد حرفه‌ای می‌پردازیم.
۱- هدف از برگزاری رویداد را مشخص کنید.
رویدادها با اهداف متفاوتی برگزار می‌شوند؛ برای مثال، برخی افراد به تازگی کسب و کار خود را راه‌اندازی کرده‌اند و هدف آن‌ها از برگزاری رویداد، معرفی آن به سایر افراد است. اما برخی دیگر برای جذب هم‌تیمی اقدام به برگزاری رویداد می‌کنند. اولین قدم برای برگزاری یک رویداد خوب، تعیین هدف است. با مشخص شدن هدف شما از برگزاری رویداد، مسیر پیش‌رو نیز تا حد زیادی روشن می‌شود.
۲- برای رویداد خود برنامه‌ریزی کنید.
برای آنکه بتوانید به شکلی منظم و حساب‌شده رویداد خود را برگزار کنید، باید در رابطه با تمام مسائل مربوط به شیوه برگزاری آن برنامه‌ریزی داشته باشید. از زمان و محل برگزاری گرفته تا بخش‌های مختلف رویداد و اسامی مهمانان، باید با جزئیات مشخص شوند. برای مثال اگر زمان برگزاری رویداد شما با یک رویداد مهم ملی تداخل داشته باشد، احتمال دارد چندان مورد استقبال قرار نگیرد. همچنین برای اجرای هر یک از برنامه‌های رویداد نیز بازه زمانی مناسبی را تعیین کنید. علاوه بر این، اگر محل برگزاری رویداد مناسب نباشد، ممکن است سخنران دید کافی نسبت به حضار نداشته باشد یا صدای او به خوبی به گوش آن‌ها نرسد. بنابراین باید پیش از برگزاری رویداد تمام این موارد در نظر گرفته شوند.
نکته مهم دیگری که باید به آن توجه داشته باشید، در نظر گرفتن اتفاقات غیرقابل پیش‌بینی در هنگام برنامه‌ریزی است؛ مثلاً ممکن است در هنگام سخنرانی یکی از مهمانان، میکروفون او قطع شود. به همین خاطر حتماً پیش از برگزاری مراسم این موارد را مورد لحاظ قرار دهید.
۳- با تبلیغات، دیگران را از رویداد خود باخبر کنید.
شما هر هدفی که برای برگزاری رویداد خود داشته باشید، بدون حضور دیگران نمی‌توانید به آن دست یابید! برای آنکه بتوانید رویدادی موفق را برگزار کنید، باید برای آن تبلیغات انجام دهید و دیگران را از برگزاری آن باخبر کنید. برای انجام این کار، می‌توانید از بستر شبکه‌های اجتماعی و سایت‌های پربازدید استفاده کنید؛ تبلیغات گرافیکی از موثرترین روش‌ها برای جذب مخاطبان هستند. همچنین تاثیر تبلیغات دهان به دهان را دست کم نگیرید! از دوستان و آشنایان خود بخواهید تا اطرافیان خود را از برگزاری رویداد شما مطلع کنند.
۴- هزینه برگزاری رویداد خود را پیش‌بینی کنید.
آن دسته از صاحبان کسب و کار که به دنبال برگزاری رویدادی حرفه‌ای هستند، به کمترین هزینه‌ها نیز توجه دارند. به عبارت دیگر، شما برای برگزاری یک رویداد موفق علاوه بر منابع انسانی، به ابزارهای مختلفی نیز احتیاج دارید. برای آنکه بتوانید به برآوردی از هزینه‌ها دست یابید، می‌توانید از افراد باتجربه در این حوزه کمک بگیرید.
یکی از راه‌های تامین هزینه‌های رویداد استفاده از از حامیان مالی است؛ علاوه بر این، می‌توان رویدادها را با همکاری با سایر کسب و کارها برگزار کرد. بلیط‌فروشی برای رویداد نیز یکی از راه‌های تامین هزینه‌های برگزاری رویداد است. برای مثال، هزینه‌های مربوط به پذیرایی از میهمانان از جمله هزینه‌های ثابت برای برگزاری رویدادها به حساب می‌آید.
۵- یک تیم اجرایی قوی بسازید.
برای برگزاری یک رویداد موثر، با آن دسته از افراد همکاری کنید که مسولیت‌پذیر و توانمند باشند و روحیه تیمی دارند. در واقع افراد باید با توجه به نیاز شما و مهارتی که دارند برای همکاری در نظر گرفته شوند. یکی از افرادی که می‌تواند حضوری موثر داشته باشد، یک عکاس حرفه‌ای برای ثبت لحظات به یاد ماندنی رویداد است.
علاوه بر این، خلاق بودن کادر اجرایی تاثیر بسیار زیادی بر میزان بازدهی آن رویداد دارد. هنگامی که تک تک اعضا بتوانند به نحوی شایسته وظیفه خود را انجام دهند، یک رویداد می‌تواند با موفقیت برگزار شود.
۶- وظایف را میان کادر اجرایی تقسیم کنید.
با توجه به برنامه‌ریزی‌ای که در ابتدای کار داشته‌اید و ضمن در نظر گرفتن توانایی‌های کارد اجرایی، مسولیت‌های هر فرد را مشخص کنید و اطمینان یابید که آن‌ها به خوبی در جریان وظایف تعیین شده قرار گرفته‌اند.
۷- با صبر و خوشرویی رویداد را پیش ببرید.
اکنون که تمام مراحل مطرح شده را پشت سر گذاشته‌اید، تنها یک قدم تا برگزاری یک رویداد موفق فاصله دارید و آن هم چیزی نیست جز مدیریت هیجانات و کنترل اضطراب. شما تا این لحظه بخش‌های مختلف رویداد را به خوبی مدیریت کرده‌اید و حالا زمان آن رسیده که رویداد خود را آغاز کنید؛ از آنجایی که بخش‌های مختلفی را در برنامه دارید و برای هر یک از آن‌ها نیز اهدافی را در نظر گرفته‌اید، با یک اجرای بی‌نقص می‌توانید مهر تاییدی بر موفقیت رویداد بزنید. اما چگونه؟
هنگام صحبت کردن با مهمانان، لبخندی بر لب داشته باشید. با صبر و حوصله به پرسش‌های آن‌ها پاسخ دهید و در صورت مواجهه با مشکلات پیش‌بینی نشده، آرامش خود را حفظ کنید. در این صورت مهمانان نیز اوقات خوشی را پیش رو خواهند داشت و رویداد شما به شکلی موثر برگزار می‌شود.
۸- بعد از تمام شدن رویداد، مراسم خود را در شبکه‌های اجتماعی بازتاب دهید.
بعد از اینکه رویداد شما به اتمام رسید، با استفاده از تصاویری که عکاس تیم به ثبت رسانده، در مورد رویداد شبکه‌های اجتماعی صحبت کنید و افراد را برای دنبال کردن مطالب خود ترغیب کنید. به این صورت می‌توانید آن‌ها را نسبت به شرکت در رویدادهای آینده نیز ترغیب کنید.
برگزاری یک رویداد خوب، گامی موثر برای توسعه کسب و کار
بسیاری از صاحبان کسب و کار می‌دانند که با برگزاری رویداد می‌توانند مخاطبان زیادی را جذب کنند و باعث رونق کسب و کار خود شوند، اما اغلب در نحوه برگزاری آن به مشکل بر می‌خورند. برای آنکه بتوان رویدادی موفق و موثر را برگزار کرد، باید اصولی را رعایت کرد که ما در این مقاله به توضیح این موارد پرداختیم. اگر شما هم دوست دارید کسب و کار خود را به افراد بیشتری معرفی کنید و از رقبای خود در این صنعت پیشی بگیرید، با رعایت اصول مطرح شده و برگزاری یک رویداد خوب، به این هدف دست یابید.
