نکته‌هایی برای انتخاب فضای کار اشتراکی که باید بدانید
با محبوبیت روزافزون فضای کار اشتراکی، سازمان‌ها و استارتاپ‌ها در هر نوع، اندازه و حوزه‌ای به مزایای فراوان این محیط کار پی برده‌اند. بااین‌حال، ارائه‌دهندگان خدمات مختلف بر جنبه‌ها و مزایای مختلف تمرکز می‌کنند که هر کدام تأثیر قابل‌توجهی بر نحوه عملکرد سازمان شما می‌گذارند. از طریق این پست، ما نیز به شما کمک می‌کنیم تا با مفهوم مکان‌های کار مشترک آشنا شده و با در نظر گرفتن نکته‌هایی برای انتخاب فضای کار اشتراکی بهترین تصمیم را بگیرید و فضای کاری مناسب خود را برگزینید.
فضای کار اشتراکی چیست؟
فضاهای کاری اشتراکی، همان‌طور که از نام آن‌ها پیداست به شما و کارمندانتان فضایی برای کار در یک محیط رسمی با خدمات مختلف ارائه می‌دهند. در واقع شما می‌توانید از تمام امکاناتی که در یک فضای اداری سنتی پیدا می‌کنید مانند میزهای کار، غذاخوری‌ها، پارکینگ‌ها، اینترنت پرسرعت، اتاق‌های جلسه، مناطق استراحت و تفریح استفاده کنید. همچنین بر خلاف فضاهای اداری سنتی، این فضاهای کاری به شما این امکان را می‌دهند که این منابع را به اشتراک بگذارید.
فضاهای کار مشترک همه چیز در مورد خدمات، دسترسی بیشتر به جامعه حرفه‌ای و امکان شبکه‌سازی و همکاری با دیگران را فراهم می‌کنند. به عنوان مثال، اگر برای تیم دو نفره خود فقط به دو میز نیاز دارید، به جای پرداخت اجاره بهای کل ساختمان، فقط برای دو صندلی هزینه پرداخت خواهید کرد. همچنین زمانی که تیم خود را گسترش دهید، می‌توانید صندلی‌های بیشتری را اضافه کنید.
در یک محیط اداری سنتی، کسب و کار شما یک ساختمان را خریداری یا اجاره می‌کند و آن را برای اشتغال تغییر می‌دهد. با این حال، پیش پرداخت مربوطه، جدا از زمان و منابع مورد نیاز برای نگهداری درست ساختمان، می‌تواند با تمرکز بر کسب و کار اصلی شما به شیوه بهتری استفاده شود. علاوه بر این، با دفاتر سنتی فرصت‌های شبکه‌سازی را از دست می‌دهید.
در نهایت اکنون که مشخص شد فضای کار مشترک چیست و چرا ممکن است بخواهید کسب و کار خود را به چنین فضایی انتقال دهید، در ادامه به بررسی نکته‌هایی برای انتخاب فضای کار اشتراکی خواهیم پرداخت.
نحوه انتخاب فضای کاری ایده آل
انتخاب فضای کار اشتراکی ایده آل برای کسب و کار شما کاملاً مانند تصمیم‌گیری در مورد اینکه چه شغلی را دنبال کنید دارای اهمیت است و طبیعتاً زمان می‌برد تا به طور مشابه محیط مناسب خود را پیدا کنید. در واقع انتخاب یک فضای کار مشترک بر اساس نیازهای شما رخ خواهد داد و به عنوان یک کارمند شما باید از نکته‌هایی برای انتخاب فضای کار اشتراکی آگاه باشید تا در حین مقایسه بتوانید درک روشنی از امکاناتی مانند صندلی، فرصت‌های شبکه‌سازی، برتری ساختمان، مساحت و دسترسی به حریم خصوصی خود داشته باشید.
مرحله 1: محاسبه هزینه و بودجه ماهانه
همان‌طور که قبلا ذکر شد، فضاهای کار مشترک به کسب و کار شما اجازه می‌دهند فقط برای صندلی‌هایی که استفاده می‌کنید، هزینه پرداخت کنید. ازاین‌رو، برای ارزیابی اینکه چه فضای کاری برای شما ایده آل خواهد بود، مهم است که هزینه فعلی خود را برای هر صندلی محاسبه کنید و این داده‌ها را در انتخاب فضای کار مشترک در نظر بگیرید. محاسبه هزینه هر صندلی واقعاً ساده است؛ اما در ادامه شما باید محاسبه تمام اجاره + مالیات + تعمیر و نگهداری ساختمان، تمام امکانات دیگر (چای/قهوه، اینترنت) و سایر هزینه‌های متفرقه را محاسبه و بر تعداد کارمندان تقسیم کنید. عددی که به آن می‌رسید هزینه فعلی شما است که از این عدد به‌عنوان پایه‌ای برای تصمیم‌گیری در مورد میزان هزینه‌ای که می‌خواهید برای یک فضای کار مشترک بپردازید، می‌توانید استفاده کنید.
مرحله 2: مکان خود را محدود کنید
قدم بعدی انتخاب منطقه مکانی ایده آل برای کسب و کارتان است. برای شما مهم است که ماهیت کسب و کار و صنعت خود را درک کنید و اگر برای موفقیت کسب و کار شما لازم است در مکان‌های خاصی واقع شود (مثلاً امکان نزدیک بودن فیزیکی به مشتریان)، بدیهی است که باید مکانی را انتخاب کنید که واجد شرایط باشد. با این حال، اگر چنین ضرورتی وجود ندارد، راحتی اعضای تیم خود را در اولویت قرار دهید.
-
یک نظرسنجی در تیم خود انجام دهید و بدانید که آن‌ها چه مناطقی را ترجیح می‌دهند.
-
در مورد اینکه از کجا نیروهای آتی خود را استخدام خواهید کرد، بررسی‌های لازم را انجام دهید و در انتخاب منطقه مناسب این موضوع را در نظر بگیرید.
-
نقشه شهر را چک کنید و از این نظرسنجی، نقاط برجسته را در محبوب‌ترین منطقه در نظر داشته باشید. اگر مناطق متعددی وجود دارند، اولویت بیشتر را به مکانی بدهید که به نظر شما «ممتازتر» و مناسب برای کسب و کار شما است.
-
اطمینان حاصل کنید که امکانات ضروری مانند پارکینگ، حمل و نقل عمومی، بیمارستان‌ها، غذاخوری‌ها و غیره به اندازه کافی در منطقه‌ای که انتخاب می‌کنید در دسترس باشند.
هنگامی‌که در مورد مکان کسب و کار خود تصمیم گرفتید، شروع به پرسیدن کنید، جستجوهای خود را انجام دهید و مکان‌های کار اشتراکی را که خدمات مورد نیاز شما را در آن منطقه ارائه می‌دهند فهرست کنید.
مرحله 3: لیست ارائه‌دهندگان خدمات و مقایسه آن‌ها
هنگامی‌که فضاهای مختلف موجود را فهرست کردید، وقت آن است که پیشنهاد‌ها مختلف موجود را با هم مقایسه کنید. به نیازهای مهم کسب و کار خود و برخی مزایای اضافی که لزوماً به آن‌ها نیاز ندارید فکر کنید (اما داشتن آن‌ها بسیار خوب است). تعداد عواملی که بر تصمیم شما تأثیر می‌گذارند و ارزشی که می‌توانید به این عوامل مختلف بدهید بسیار متفاوت است و به کسب و کار، حوزه کاری شما و سایر موارد بستگی دارد. بااین‌حال، ما می‌توانیم با ارائه فهرستی از عوامل مهم، چه رایج و چه نادیده گرفته شده، به شما کمک کنیم که شما در انتخاب فضای کاری مناسب خودآگاهانه عمل کنید.
نکته‌هایی برای انتخاب فضای کار اشتراکی
هزینه هر صندلی و میز
بدیهی است که هنگام بررسی نکته‌هایی برای انتخاب فضای کار اشتراکی و عوامل تأثیرگذار، هزینه‌ای که پرداخت می‌کنید اولین چیزی است که به ذهن شما می‌رسد. هزینه پایه برای هر صندلی که در مرحله 1 محاسبه کرده‌اید در مناطق مختلف باید بررسی شود.
حریم خصوصی دفتر
حفظ حریم خصوصی در دفتر بسیار مهم است اما این موضوع سلیقه‌ای نیز هست. در حالی که بسیاری از فریلنسرها و کارآفرینان ممکن است نیازی به اتاق جداگانه نداشته باشند، سایر حرفه‌ای‌ها به دنبال فضایی آرام تر و خصوصی‌تر هستند. هر کسی که به دنبال حفظ حریم خصوصی است می‌تواند اتاق‌های مجزا را انتخاب کند و یا از ارائه‌دهنده خدمات خود گزینه‌های دیگری برای حفظ حریم خصوصی خود بخواهد.
نزدیکی نسبت به وسایل حمل و نقل عمومی
همه کارمندان شما (و مشتریان شما) ممکن است رفت‌وآمد به محل کار را با وسایل نقلیه شخصی خود ترجیح ندهند. نزدیکی محل کار شما به وسایل نقلیه عمومی ضروری است. یک فریلنسر ممکن است فضای کاری را نزدیک‌تر به محل اقامت خود در نظر بگیرد، اما برای یک تیم کوچک ممکن است راحتی همه افراد اولویت داشته باشد. بااین‌حال، ممکن است هنگام بررسی نکته‌هایی برای انتخاب فضای کار اشتراکی، بخواهید هزینه‌های راه‌اندازی کسب و کار و مزایای مربوطه در مناطق مختلف را در نظر بگیرید.
برتری منطقه کاری
راه‌اندازی کسب و کار شما در یک منطقه ممتاز می‌تواند تأثیر زیادی بر هزینه‌های زمانی داشته باشد، اما می‌تواند از طرفی برای ارتباط شما با چشم‌اندازهای تجاری بهتر سودمند باشد. قبل از اینکه این عامل را در نظر بگیرید، مطمئن شوید که مزایا و معایب منطقه را بر اساس نیاز کسب و کار و راحتی تیم خود در نظر بگیرید.
برتری ساختمان
اولین برداشت از فضای کاری صرف نظر از اینکه برای چه افرادی من جمله کارمندان، مشتریان و سرمایه‌گذاران باشد، بسیار مهم است. در نتیجه هنگام بررسی نکته‌هایی برای انتخاب فضای کار اشتراکی و برای شروع کسب و کار، ساختمان‌های شرکتی بیش از ساختمان با مغازه‌های خرده فروشی توصیه می‌شوند.
اجتماع و فرصت‌های شبکه‌سازی
هنگام انتخاب فضای کاری مناسب، جامعه پیرامون به عاملی حیاتی تبدیل خواهد شد. این موضوع فقط زمان کار با گروهی از افراد در یک مکان ممکن نیست، بلکه کار با مجموعه مناسبی از افراد است که به شما کمک می‌کند کسب و کار خود را توسعه دهید. کیفیت ارتباط با جامعه احتمالی مرتبط به شما کمک می‌کنند تا با افراد فعال در حوزه کاری مختلف برای رشد آینده خود ارتباط بهتری بگیرید.
کیفیت محیط و مبلمان
زیرساخت های باکیفیت، مبلمان مدرن و یک محیط محرک می‌تواند در افزایش راحتی تیم شما و در نتیجه بهره‌وری کارکنان کمک زیادی کند. همچنین داشتن یک زیرساخت اداری خوب طراحی شده برای حمایت از هویت برند شما و حضور در میان مشتریانی که از فضای شما بازدید می‌کنند بسیار مهم است.
بیشترین عوامل نادیده گرفته‌شده هنگام انتخاب فضای کاری مناسب
این نکات ممکن است بی اهمیت به نظر برسند، اما هنگامی‌که شروع به کار در فضای کاری خود می‌کنید، مهم‌ترین نقاط عطف شما هستند.
الزامات نظارتی
اطمینان حاصل کنید که فضای کاری از تمام الزامات نظارتی لازم پیروی می‌کند و دارای سیستم‌های آتش نشانی و ایمنی مناسب است. شما نمی‌خواهید در فضایی کار کنید که از قوانین متداول برای ایمن نگه داشتن مستاجران خود پیروی نمی‌کند.
زیرساخت های فناوری اطلاعات و راه‌اندازی
همه فضاهای کار مشترک اینترنت رایگان ارائه می‌دهند، اما در ادامه اطمینان حاصل کنید که پهنای باند اینترنت ارائه شده کافی باشد. از طرفی امکانات پشتیبانی باید مناسب ارائه شوند و دسترسی به فایروال وجود داشته باشد تا اگر سرورهایی که برای ذخیره داده‌های خصوصی در اختیار شما قرار می‌دهند دچار مشکل شدند شما به عنوان یک کاربر داده‌های خصوصی خود را از دست ندهید و اطلاعات شما هک یا گم نشوند، بنابراین هنگام بررسی نکته‌هایی برای انتخاب فضای کار اشتراکی بسیار مهم است که بدانید آیا این امکانات به درستی ارائه می‌شوند یا خیر.
