سکوت در فضای کار اشتراکی
بعضی از افرادی که در فضای کار اشتراکی کار می‌کنند باید همیشه با افراد دیگر صحبت کنند.در حالی که تعداد دیگری باید با تمرکز کار کنند. و بحث بر سر اینکه حق با چه کی است در یک محیط اشتراکی همیشه جدی است. بین ساکت بودن و مناسب بودن یک فضای کار اشتراکی برای کار کردن فرق هست.
کسانی که در حوزه‌ی بازاریابی کار می‌کنند اصولا تعداد جلسات زیادی دارند و باید با همه‌ی تیم یا ذی‌نفعان بیرون از تیم در ارتباط باشند. همچنین تیم‌هایی که کارآموز دارند برای راهنمایی افراد جدید نیاز دارند به ضور روزمره وو طولانی با کارآموزشان صحبت کنند یا او از آنها سوال بپرسد. ماهیت بعضی از تیم‌ها هم به شکلی است که باید تعداد جلسات زیادی داشته باشند یا هرروز و هر ساعت با هم صحبت کنند. علاوه بر اینها در انسانی ترین حالت، افرادی هم هستند که به صورت خودکار صدای بلندی دارند و ناخودآگاه صدای صحبت کردن آنها باعث رنجش و حواس‌پرتی دیگران می‌شود.
این سر و صداها چه بر اثر پویایی تیمی باشد چه بر اثر مشخصات فردی، می‌تواند فضا را از حالت قابل تحمل خارج کند و به جمعی شلوغ و بی‌نظم و کم بازده منجر شود. باید توجه کرد که فضای کار اشتراکی کتابخانه نیست، فضای کار به صورت اشتراکی توسط افراد و کسب و کارهای مختلف استفاده می‌شود. در این فضا کسی برای ضرر زدن به دیگری کاری نمی‌کند و اگر به این نکته توجه داشته باشیم. متوجه می‌شویم این سر و صداها برای این است که هر کس بتواند راحت‌تر کار خودش را انجام دهد و اگر از صدای ایجاد شده ناراحت می‌شویم، باید راه‌حل‌هایی برای مدیریت آن داشته باشیم. به صورت کلی سر و صدا در فضای کر اشتراکی غیر قابل اجتناب است. اما ایجاد فضایی که تمرکز و آرامش روانی در آن غیرممکن باشد، کاملا اشتباه است.
استفاده از اتاق جلسات
برای صحبت کردن با دیگران بهتر است آنها را به اتاق جلسات دعوت کنیم و حتی برای گفتگوهای ساده هم از اتاق جلسات استفاده کنیم. این که افراد خارج از فضا را به داخل فضا نیاوریم علاوه بر ایجاد حس امنیت و نظم، به کاهش سر و صداهای ناخواسته در محیط هم کمک می‌کند.
برنامه داشتن برای جلسات تیمی
یکی از دلایلی که باعث می‌شود صر و صدای یک تیم زیاد شود، شرایطی است که زمان مشخصی برای گفتگوی تیم با هم مشخص نشده و افراد تیم لاجرم پشت میزها و به ناگهان مجبور می‌شوند برای پیشبرد کار با هم صحبت کنند. معمولا تیم‌هایی که جلسات منظف و برنامه‌ریزی شده دارند به دلیل آگاهی اعضا از داشتن زمانی برای هماهنگی سر و صدای کمتری هم دارد.
راهکارهای فیزیکی
یکی از راه‌حل ها برای مقابله با صدا در فضای کار اشتراکی، استفاده از المان‌های معماری برای کاهش سر و صدای محیط است. برای مثال استفاده از دیواره‌هایی که وجب کاهش انتقال صدا باشد. استفاده از موکت کف فضای کار اشتراکی به کاهش صدای ناشی از صندلی ها و راه رفتن منجر می‌شود و باعث کم شدن پژواک صدا نیز می‌شود.
داشتن قفسه و کتاب روی دیوار ها به اینکه فضا ساکت تر شود کمک به سزایی می‌کند همینطور اگر از گل‌ها و گیاهان در گوشه‌های ساختمان یا بین فضاهای دارای سر و سدا استفاده کنید، برگ آنها هم موجب کاهش صدا می‌شود.
به هر صورت مهم ترین کار در معماری فضای کار اشتراکی برای کاهش صدا، جانمایی خوب فضاها داشتن فضاهای مختلف برای انواع جلسات و انواع تیپ کاری است. همه جلسات مثل هم نیست و همه کارها هم مثل هم نیستند.
فرصت گفتگو بدهید
اگر در فضای کار اشتراکی کار می‌کنید و سر و صدای بقیه شما را اذیت می‌کند، کی می خواهید با آنها در این زمینه صحبت کنید؟ وسط کار که تمرکزتان را از دست دادید و ممکن است تند صحبت کنید؟ یا زمانی که در گوشه‌ی یک رویداد فرصت آن را دارید تا دغدغه‌تان از سر و صدای تیم را دوستانه و قابل درک برای او تشریح کنید؟
اصلی ترین راهکار برای اینکه در یک فضای کار اشتراکی راه حل های خوب پیدا کنید شرکت در رویدادهاست، نه برای بیان دغدغه‌ای خودتان، برای فرصت دادن به بقیه برای اینکه دغدغه‌هایشان را به شما بگویند.
همیشه راه‌حلی برای سر و صدا در محیط فضای کار اشتراکی هست، همه ی ما برای کار کردن دور هم جمع شده ایم و اهداف و نیازهای مشابه داریم. این فضا هم برای کار ساخته شده است. و قرار نیست اسن فضا در سکوت محض کار کند. اگر فردی هستید که به سادگی تمرکز خود را از دست می‌دهید، فضای کار اشتراکی جای خوبی برای کار کردن شما نیست، اینجا چیزهای مختلفی هست که افراد بتوانند وقت خود را به بهترین نحو استفاده کنند، و اگر توانایی مدیریت تمرکز ندارید و مطمئن هستید نمی‌توانید این مهارت را بدست بیاورید احتمالا در محیط های کاری اذیت می‌شوید و همیشه باید تنها ار کنید. اگر هم فردی هستید که عادت به تولید سر و صدای مستمر و گوش دادن به موسیقی با صدای بلند و مدام صحبت کردن دارید، بازهم فضای کار اشتراکی نمی‌تواند پاسخگوی نیازهای شما باشد. در این فضا افرادی هستند که می‌خواهند کار کنند.
فضای کار اشتراکی فضایی با سکوت محض نیست که تا صدایی درآمد، کتاب دار سرش را بلند کند و بگوید هیسسس… و البته فضایی هم نیست که همه بلند بلند صحبت کنند و دست و جیغ و هورا بکشند، فضایی است برای کار کردن و بعضی کارها ذاتا نیاز به صحبت کردن دارد.
