سیستم سازی کسب و کار چیست؟ مراحل گام به گام اجرا

مطمئنا تا به حال مدیران و صاحبان کسب و کاری را دیده‌اید که بدون نیاز به حضور سر کارشان، چرخ کسب و کارشان به خوبی بچرخد و تمامی کارهایشان به درستی انجام شود؛ اما چگونه می‌توان چنین کاری کرد؟ در پاسخ باید گفت چنین مدیرانی از اجرای سیستم سازی کسب و کار خود بهره برده‌اند؛ به همین ترتیب تمامی فعالیت‌ها با نظم و طبق برنامه ریزی انجام می‌شود و به همین ترتیب از نگرانی‌های مدیران نیز کاسته می‌شود.

با توجه به اهمیتی که سیستم سازی کسب و کارها دارد، در این مقاله تمامی آنچه برای آن باید بدانید و مراحل اجرای قدم به قدم آن را شرح داده‌ایم. پس اگر شما هم کسب و کاری دارید که به دنبال سیستم سازی صحیح آن هستید، خواندن این مقاله را از دست ندهید و تا پایان با ما همراه باشید.

سیستم سازی کسب و کار چیست؟

سیستم سازی یکی از بهترین راه‌ها برای ساده‌سازی فرآیندهای تجاری و بهبود کارایی است. بهینه سازی سیستم امکانی را فراهم می‌آورد تا کارها با کمترین میزان اشتباه و خطاهای انسانی انجام شوند. سیستم سازی شامل تمامی کارهایی است که برای خودسازی کسب و کار انجام می‌شود تا نیاز به کمترین دخالت و نظارت مدیر باشد. الگوها، چک‌لیست‌ها، نقشه‌های راه، و ابزارهای مشابه، همگی می‌توانند برای صرفه‌جویی، کاهش حجم کاری و کمک به سازماندهی افراد نقش بسزایی را ایفا کنند. به طور خلاصه، سیستم‌سازی به معنای پیروی از یک چارچوب یا فرآیند قابل تکرار برای انجام کارها است. به عنوان مثال، استفاده از چک لیست به منظور تکمیل مراحل یک پروژه، نمونه‌ای از سیستم سازی است.

مزایای سیستم سازی کسب و کار

سیستم سازی کسب و کار مزیت‌های مختلفی دارد که از جمله آن‌ها عبارتند از:

۱. خطاهای کمتر

۲. افزایش سرعت و کارایی

۳. عملکرد بهتر

۴. کیفیت کار بالاتر

۵. افزایش اوقات فراغت

۶. بهبود روابط

برخی بر این باورند که بعضی از فعالیت‌های تجاری نمی‌توانند یا نباید سیستماتیک شوند. به عنوان مثال، یک طراح ممکن است تصور کند که وظایف خلاقانه نمی‌توانند سیستماتیک شوند، زیرا وظایف خلاق بر اساس تفکر غیر خطی، خودانگیختگی و … اجرا می‌شوند. با این حال باید گفت، حتی فعالیت‌های خلاقانه نیز اهدافی دارند و روندی تکرارپذیر را دنبال می‌کند به همین دلیل می‌توان آن‌ها به صورت سیستماتیک پیاده کرد.

۵ دلیل برای پذیرفتن سیستم سازی در کسب و کار

‍۱. افزایش رضایت مشتریان با سیستم سازی

آرزوی هر کسب و کاری داشتن مشتریان راضی و وفادار است. زمانی تجربه خرید مشتری بهتر شود، در نتیجه راضی‌تر می‌شود و کسب و کار شما را به دیگران معرفی می‌کند و در نهایت رونق تجارت را به ارمغان خواهد آورد. برای اینکه مشتری راضی باشد باید تمام مراحل خرید مشتری در قیف فروش را به درستی تکمیل و بررسی کنید.

۲. بهبود بهره‌وری تیم

فرآیندهای روشن و مستند انگیزه در کارمندان را بهبود می‌بخشد و موارد زیر اتفاق خواهد افتاد:

• کاهش عملکرد ضعیف و اشتباهات

• تصحیح و تشخیص آسان‌تر اشتباهات

• کاهش ابهامات

• صرفه‌جویی در وقت و انرژی

• کاهش سطح خستگی اعضای تیم خصوصاً در فصول شلوغ یا مواقع بحران.

۳. کاهش نیاز به استخدام نیروی جدید یا افزایش بودجه

به صورت کلی تیم‌هایی که به طور مداوم از چک لیست استفاده می‌کنند، پیشرفت‌های چشمگیری در میزان در حرفه خود خواهند داشت. نتایج نشان داده که زمانی که تیم‌ها به رویه‌های خود پایبند باشند، نتایج کار آن‌ها بهبود پیدا می‌کند و در نتیجه نیازی به استخدام نیروی کار جدید و افزایش هزینه‌ها نخواهد بود.

۴. بهبود مستمر

مستندسازی باعث می‌شود تا زمانی که یک فرآیند را می‌نویسید به صورت ناخودآگاه تلاش می‌کنید که آن را بهبود دهید. دیدن مراحل ارائه شده روی کاغذ، ذهن ما را مجبور به مقابله با شکاف‌ها و ناکارآمدی‌هایی که می‌بینیم، می‌کند. نکته قابل توجه آن است که تا زمانی که مراحل را یادداشت نکنیم، شاید هیچ گاه متوجه اشتباهاتمان نشویم. هنگامی که یک روش مستندسازی می‌شود، بهبود در آن ادامه‌دار خواهد شد و نتایج با کیفیتی از آن حاصل می‌شود.

۵. ایجاد بستری برای خلاقیت

استیو جابز و مارک زاکربرگ سیستم سازی در کسب و کار را معجزه می‌دانند. اگر دقت کرده باشید هر دو این افراد کمد لباس خود را نیز سیستمی کرده‌اند تا زمان کمتری را برای تصمیم‌گیری استفاده کنند. به عنوان مثال زاکربرگ به جای اینکه انرژی خود را صرف تصمیم‌گیری برای انتخاب لباس کند، در تلاش است تا ذهنش را برای توسعه کسب و کار خود باز بگذارد. به صورت کلی صرف انرژی برای فکر کردن به کارهای تکراری علاوه بر آنکه باعث اتلاف وقت شما می‌شود، زمان شما را برای فکر کردن کارهای خلاقانه نیز تلف خواهد کرد. در صورتی که انعطاف پذیری را در تیم خود با ساده سازی و سیستمی کردن آن‌ها افزایش دهید، سازمان خلاق‌تری خواهید داشت.

چه کسب و کارهایی به سیستم سازی نیاز دارند؟

1. کسب و کارهایی که برای حفظ و رشد مستمر خود ارزش قائل هستند و می‌خواهند نیروهای متخصص پرورش داده و از اینکه کارها بر عهده یک نفر باشد، جلوگیری کنند.

2. سازمان‌هایی که به برندسازی اهمیت می‌دهند.

3. سازمان‌هایی که ایده‌ها و برنامه‌های زیادی برای آینده دارند، اما به دلیل مشغله‌ زیاد و نبود زمان کافی هیچ‌گاه نمی‌توانند به تمام آن‌ها برسند.

4. کسب و کارهایی که از وقفه‌های دائمی کارمندان خود در زمان کار خسته شده‌اند و مجبورند بخشی از تمرکز ذهنی خود را بر نظارت‌های سخت بر عملکرد کارمندان قرار دهند.

5. سازمان هایی که شامل چندین زیر مجموعه هستند و مدیر میخواهند تمامی مجموعه‌ها به درستی عمل کنند.

مراحل سیستم سازی کسب و کار

۱. تعریف اهداف فرآیند

اولین قدم برای سیستم سازی کسب و کار تعریف اهداف فرآیند به صورت دقیق و شفاف است. به عنوان مثال، اگر یک متخصص منابع انسانی در حال طراحی فرآیند پذیرش کارمند باشد، اهداف وی شامل موارد زیر است:

• برنامه‌ریزی برای ورود و تنظیم کارمند جدید

• تدارک ایجاد محل کار برای کارمند جدید

• شفاف سازی فعالیت‌ها و انتظارات

• و …

۲. مشخص کردن وظایف تکراری

بسیاری از فرآیندها شامل فهرستی از وظایف تکراری هستند با استفاده از چک لیست، نقشه راه یا الگو می‌توان این وظایف را مشخص کرد تا جریان انجام کارها به شکل ساده‌‌تر و با سرعت بالاتری انجام شود.

۳. سازماندهی و اولویت‌بندی وظایف

در این مرحله مشخص کردن گروهی را که مسئول این وظیفه تعیین‌شده هستند، میزان اهمیت هر کار اهمیت دارد. تمامی این کارها را باید بر اساس اهمیت و نقش آن‌ها در تداوم وضعیت مناسب کسب‌وکارتان اولویت‌بندی کنید.

۴. ثبت و مستندسازی

در سیستم سازی کسب و کار، توجه به جزئیات اهمیت بسیاری دارد. یک راهنمای گام‌به‌گام تهیه کنید و تمامی مراحل ثبت و مستند سازی کنید و تا جای امکان همه چیز را ساده و آسان کنید. برای اینکار از تمامی منابع موجود استفاده کنید و برای کاهش زمان لازم برای نوشتن مراحل از نمونه‌های رایگانی که می‌توانید به صورت آنلاین پیدا کنید، بهره‌مند شوید.

۵. پیاده‌سازی و اصلاح

قبل از اجرا به صورت تستی تمامی مراحل سیستم سازی را یک‌بار انجام دهید و توجه کنید که تمامی مراحل به درستی انجام می‌شوند یا نه. دهید کنید که تمامی کارها را بر اساس مراحلی که نوشته‌اید انجام دهید تا ببینید آیا می‌توان به‌راحتی آن‌ها را دنبال کرد. با انجام تستی مراحل سیستم سازی کسب و کار ممکن است با بخش‌هایی روبرو شوید که نیاز به اصلاح دارند. سپس اگر یکی از همکاران خود بخواهید تا فرآیندها و دستورالعمل‌ها را بار دیگر انجام دهد و در صورتی که برای انجام روند کار با سوالی روبرو شود، به معنای آن است که مراحل دارای پیچیدگی هستند و نیاز به توضیحات بیشتری دارند. سعی کنید تا حد امکان مراحل را بی‌عیب‌ونقص طراحی کنید تا از بروز اشتباهات در آینده جلوگیری شود.

۶. پیشرفت و بهبود

به طور مداوم تغییراتی در سیستم سازی کسب و کار خود ایجاد کنید تا مراحل کار بهبود داده شود و کارایی و ثمربخشی در طول زمان افزایش پیدا کند. همچنین تلاش کنید تا کارکنان برای ارائه پیشنهاداتی در جهت بهبود فرایندها و مراحل سیستم سازی کسب و کار تشویق شوند و به شما کمک کنند.

بخش‌هایی که سیستم سازی نیاز دارند

در صورتی که نمی‌دانید در کدامیک از بخش‌های سازمان خود نیاز به سیستم سازی دارید، ما در ادامه بخش‌های اساسی که نیاز به سیستم سازی دارند را مورد بررسی قرار داده‌ایم:

• ارتباطات داخلی

برای برقراری ارتباطات داخلی نیازمند سیستم سازی جلسات، ایمیل‌ها، تماس‌های مجازی و مکالمات حضوری هستید تا به درستی آن‌ها را ثبت و مدیریت کند.

• ارتباط با مشتریان

شما در کسب و کارتان نیاز به سیستم سازی روابط با مشتریان دارید تا بتوانند آن‌ها را به درستی مدیریت کنند. با استفاده از سیستم سازی می‌توانید متوجه شوید که چطور مشتریان فعلی خود را به طرفداران پروپاقرص محصول یا خدمتتان تبدیل کنید و با آن‌ها ارتباط موثری داشته باشید.

• استخدام و آموزش

یکی از بخش‌هایی که نیاز به سیستم سازی دارد، بخش استخدام و آموزش است که با آن می‌توانید فرایند استخدام و آموزش کارکنان جدید را رصد کند.

• مدیریت پروژه

به طور حتم کسب و کار شما باید پروژه‌های متعددی را به نتیجه برساند. چه این پروژه فروش یک محصول باشد و چه انجام خدمات که با سیستم سازی می‌توان این امر را به درستی پیاده‌سازی کرد.

• حسابداری- مالی

به طور کلی هر گونه فعالیتی که پول شرکت شما را مدیریت کند، باید جز طراحی سیستم‌سازی قرار بگیرد. هرگونه جریان ملی از جریان نقدینگی شرکت تا مالیات و بودجه بندی برای بخش‌ها.