۱۰ نکته برای برگزاری جلسات کاری موثر

هنگامی که گروهی از افراد متخصص دور هم جمع می‌شوند تا در رابطه با یک موضوع کاری صحبت کنند، برای حل مشکل پیش آمده به دنبال راه‌حل باشند یا به بررسی روند طی شده بپردازند، یک جلسه کاری تشکیل می‌شود. این موضوع به ویژه در رابطه با استارتاپ‌ ها اهمیتی دو چندان پیدا می‌کند؛ چرا که فضای استارتاپ‌ ها نوپا است و در اینگونه کسب و کارها برای انجام هماهنگی‌های مختلف جلسات کاری متعددی برگزار می‌شوند.

بسیاری از افراد فکر می‌کنند علاوه بر آنکه جلسات کاری مزیتی ندارند، تنها وقت اعضا را تلف می‌کنند و موجب از دست رفتن هزینه شرکت‌کنندگان و سازمان‌ها می‌شوند؛ ولی این تصور اشتباه است، چرا که تصمیم‌گیری‌های مفید مربوط به هر سازمان یا شرکتی با برگزاری رویداد و جلسات کاری موثر محقق می‌گردد. نکته مهم آن است که اگر اصول مربوط به برگزاری جلسات کاری رعایت شوند، در آن صورت دیگر بی‌فایده و عذاب آور تلقی نخواهند شد.

بر همین اساس، ما قصد داریم تا در این مقاله به معرفی ۱۰ نکته مهم و کاربردی برای برگزاری جلسات کاری موثر بپردازیم. در ابتدا می‌خواهیم با انواع جلسات کاری آشنا شویم. با ما همراه باشید.

انواع جلسات کاری؛ رسمی و غیر رسمی

جلسات کاری انواع مختلفی دارند که به طور کلی به ۲ دسته رسمی و غیر رسمی تقسیم می‌شوند؛ در این بخش به توضیح انواع رسمی و غیر رسمی آن می‌پردازیم.

انواع جلسات کاری رسمی

هرگاه اعضای یک جلسه دارای نقش‌های تعریف شده(رئیس، مدیر اجرایی، کارمند، منشی و …) باشند و ساختار آن از پیش تعیین شده باشد، یک جلسه رسمی برگزار شده است. در واقع پیش از برگزاری جلسات رسمی، زمان و مکان مورد نظر و هدف از برگزاری جلسه تعیین می‌شود.

جلسات رسمی به ۴ دسته تقسیم می‌شوند:

۱- جلسات سهامداران

اعضای حاضر در جلسات سهامداران متشکل از مدیر شرکت و سهامداران مالی است؛ در طی این جلسات، مدیر گزارشی از عملکرد شرکت به سهامداران ارائه می‌کند و سهامداران نیز سوالات خود را از او می‌پرسند.

۲- جلسات هیئت مدیره

معمولاً جلسات هیئت مدیره به صورت سه ماهه یا دو سال یک بار برگزار می‌شوند. اعضای حاضر در این جلسات، هیئت مدیره شرکت هستند که مسئولیت پاسخگویی در برابر سهامداران بر عهده آن‌ها است.

۳- جلسات استراتژی

معمولاً جلسات استراتژی به صورت یه ماه یک بار یا سالانه برگزار می‌شوند؛ طی این جلسات، اعضا به تعیین استراتژی‌ها و راهبردهای شرکت طی سه ماه یا یک سال پیش رو می‌پردازند و طبق استراتژی تعیین شده، راهبرد بخش‌های مختلف شرکت مشخص می‌شود.

۴- جلسات مدیریت

این جلسات عمدتاً یک بار در ماه یا فصل برگزار می‌شوند و در آن‌ها راجع‌به عملکرد هر شخص و تصمیمات مهم و تاثیرگذار شرکت صحبت می‌شود. رایج‌ترین جلسات رسمی،‌ جلسات مدیریت هستند.

انواع جلسات کاری غیر رسمی

شاید برای شما هم جالب باشد که بدانید اکثر جلسات کاری از نوع غیر رسمی هستند؛ در واقع جلسات کاری که با حضور ۲ یا چند نفر برگزار می‌شوند و فاقد دستورالعمل از پیش تعیین شده و زمان و مکان خاص هستند، جلسات کاری غیر رسمی محسوب می‌شوند. در این بخش بیشتر با انواع جلسات کاری غیر رسمی آشنا می‌شویم.

۱-جلسات حل مسئله

هنگامی که شرکت یا هر یک از اعضا با مسئله‌ای مواجه می‌شوند و به دنبال پیدا کردن راه حل هستند، جلسه حل مسئله برگزار می‌شود. در این جلسات، اعضا با هدف حل کردن چالش به وجود آمده حضور پیدا می‌کنند و پس از آن ضمن مشورت با یکدیگر، تصمیم می‌گیرند که کدام راه حل بهینه است. مسئولیت اجرایی کردن راه حل نهایی را ممکن است یک یا چند نفر بر عهده بگیرند. اعضا باید به دنبال ریشه اصلی مشکل باشند تا دیگر با چنین چالشی مواجه نشوند.

۲- جلسات آبسردکن مجازی

علت نامگذاری این جلسات بدان جهت است که اعضای شرکت برای رفع خستگی و در زمان استراحت، به طرف آبسردکن می‌روند و در رابطه با مسائل کاری و شخصی با یکدیگر صحبت می‌کنند. مدیر شرکت نیز می‌تواند در چنین مواقعی با آن‌ها گفتگوهای دوستانه‌ای را در رابطه با مسائل کاری ترتیب دهد. اما در مورد کارمندان دورکار که امکان حضور آن‌ها در شرکت فراهم نیست، باید از طریق پلتفرم‌های مجازی این گفتگو صورت گیرد و به اصطلاح «جلسات آبسردکن مجازی» تشکیل شود.

۳- جلسات تیم‌سازی

مدیران شرکت‌ها برای آنکه بتوانند به شناخت بهتری و کامل‌تری از اعضای خود دست پیدا کنند، اقدام به برگزاری جلسات تیم‌سازی می‌کنند؛ در این جلسات، افراد معمولاً در فضایی قرار می‌گیرند که از نقش کاری خود جدا شوند. در نتیجه این جلسات، اعضای شرکت بیشتر با یکدیگر آشنا می‌شوند و صمیمیت و اعتماد میان آن‌ها افزایش می‌یابد.

۴- جلسات طوفان فکری

هنگامی که افراد به دنبال دستیابی به ایده‌های نو و جدید هستند، دور هم جمع می‌شوند و به ارائه نظرات خود می‌پردازند. طوفان فکری یا بارش مغزی، نام این جلسات است که معمولاً در نتیجه آن ایده‌های جذاب و بسیاری به دست می‌آید.

اکنون که با انواع جلسات کاری آشنا شدیم، می‌خواهیم بدانیم چگونه می‌توان به برگزاری جلسات کاری موثر دست یافت؟ در بخش بعدی به این پرسش پاسخ می‌دهیم.

۱۰ نکته برای برگزاری جلسات کاری موثر

از آنجایی که جلسات کاری بسته به نوعی که دارند، دارای نکات متفاوتی نیز هستند، ما در این قسمت به بیان مهم‌ترین نکات برای برگزاری جلسات کاری موثر اشاره می‌کنیم؛ ممکن است در انواع جلسات رسمی و غیر رسمی نیز تفاوت‌های وجود داشته باشد؛ به همین خاطر رعایت نکاتی که مطرح می‌شوند برای تشکیل هر نوع جلسات کاری لازم است. شما می‌توانید با در نظر گرفتن خصوصیات انواع جلسات رسمی و غیر رسمی، اصول لازم را برای برگزاری جلسات کاری موثر رعایت کنید.

۱- اولین موضوعی که باید به آن توجه کنید این است که دلیل برگزاری جلسه را مشخص کنید؛ برای جلسه پیش‌رو هدف داشته باشید تا در طول جلسه سردرگم نشوید و وقت خود و سایر اعضا به بطالت نگذرد. به طور کلی، یک دستور جلسه آماده کنید و پیش از برگزاری جلسه، آن را برای سایر اعضا بفرستید. دستور جلسه شامل هدف از برگزاری جلسه، موضوعات مورد گفتگو، اعضای حاضر در جلسه، تعیین یک فرد به عنوان نویسنده صورتجلسه، جدول زمانی و مکان جلسه است.

نکته:‌ به اعتقاد بسیاری از مدیران، هرچه مدت زمان جلسات کاری کمتر باشد(بین ۲۰ تا ۳۰ دقیقه) بازدهی آن افزایش پیدا می‌کند. همچنین بهتر است جلسات در ابتدا و انتهای ساعت کاری تشکیل نشوند.

۲- در قدم بعدی، زمان و مکان جلسه را به گونه‌ای تعیین کنید که برای تمام اعضای حاضر در جلسه مناسب باشد. برای برگزاری جلسات کاری موثر که به صورت رسمی تشکیل می‌شوند، این موضوع باید با مشورت با سایر اعضا تعیین شود ولی در رابطه با برگزاری جلسات کاری غیر رسمی نیز رعایت این نکته و در نظر گرفتن سایر اعضا لازم است.

۳- نکته‌ای که برخی افراد به رعایت آن توجه نمی‌کنند، پوشیدن لباس مناسب است؛ این موضوع به ویژه برای کسانی مانند سهامداران اهمیت پیدا می‌کند که به طور معمول در شرکت حضور ندارند؛ چون سایر افراد در خارج از جلسه نیز باید آداب پوشش مناسب را رعایت کنند.

۴- نکته بسیار مهمی که گاهی افراد فراموش می‌کنند رعایت کنند، حضور به موقع در محل برگزاری جلسه است؛ این موضوع به ویژه در جلسات کاری رسمی و همچنین جلسات کاری غیررسمی در مراکز دولتی اهمیت بالایی دارد.

۵- هنگامی که در جلسه حضور یافتید،‌ اگر نیاز به معرفی بود ابتدا خودتان را معرفی کنید و سپس به صحبت‌های دیگر بپردازید.

۶- تلفن همراه خود را روی حالت بی‌صدا قرار دهید تا در صورت زنگ خوردن، موجب از دست رفتن تمرکز سایرین نشود.

۷- بسته به نظر مدیر شرکت که جلسه کاری رسمی است یا غیر رسمی، می‌توان منتظر ماند که همه اعضا جمع شوند و سپس جلسه آغاز شود یا در زمان تعیین شده جلسه برگزار شود.

۸- سعی کنید در تمام طول جلسه شنونده فعالی باشید؛ این موضوع علاوه بر آنکه احترام شما را به گوینده می‌رساند، موجب می‌شود بهتر متوجه صحبت‌های او شوید و تمرکز بیشتری در جلسه داشته باشید. برای آنکه بتوانید فعالانه گوش دهید از تماس چشمی و یادداشت‌ برداری غافل نشوید.

۹- هر زمان که مایل بودید صحبت کنید، اجازه دهید صحبت دیگران تمام شود و سپس صحبت خود را آغاز کنید؛ این موضوع جدا از جنبه انسانی و محترمانه بودن، باعث می‌شود تا تمرکز اعضا در طول جلسه حفظ شود و تمام صحبت‌ها به طور واضح شنیده شوند.

۱۰- هنگامی که تمام اعضا صحبت کردند، به عنوان مدیر جلسه مسائل مطرح شده را جمع‌بندی کنید و از شخصی که مسئول نوشتن صورت جلسه بوده درخواست کنید به بیان صورتجلسه بپردازد.

افزایش بهره‌وری کارمندان با برگزاری جلسات کاری موثر

همانطور که گفته شد، اگر اصول مربوط به برگزاری جلسات کاری رعایت نشود جلسات تشکیل شده تنها منجر به از دست رفتن زمان و هزینه شرکت‌کنندگان و سازمان مربوطه می‌شوند. از طرف دیگر برگزاری جلسات کاری موثر موجب افزایش بهره‌وری کارکنان یک مجموعه می‌شود؛ به همین خاطر لازم است افراد پیش از برگزاری جلسات کاری، به نکات مطرح شده توجه کنند و به آن‌ها جامه عمل بپوشانند. ما در این مقاله تلاش کردیم تا با بیان مهم‌ترین نکات برای برگزاری جلسات کاری موثر، شما را در پیش‌برد اهداف سازمانی خود یاری دهیم. امیدواریم این مقاله برای شما مفید بوده باشد.