چگونه با برنامه ریزی روزانه، موفقیت در کار را تضمین کنیم؟

رسیدن به هدف بدون داشتن برنامه ریزی همانند آرزویی است که هیچوقت به دست نمی‌آید. در واقع یکی از راه‌های رسیدن به یک هدف، بر روی برنامه ریزی بنا شده است. در یک تعریف همه جانبه از برنامه ریزی می‌توان گفت یک مسیر دقیق و حساب شده است، از جایی که ایستاده‌اید تا جایی که قرار است به آن برسید. بنابراین می‌توان آن را کلیدی طلایی برای موفقیت در کار و زندگی به حساب آورد. برنامه ریزی روزانه به این معنا است که در ابتدای روز بدانید امروز به دنبال چه اهدافی هستید و چگونه می خواهید با تقسیم‌بندی درست زمان به این اهداف برسید. به‌علاوه باعث مرتب کردن ذهنتان است که فواید زیادی در زندگی خواهد داشت. در ادامه مقاله این بار قرار است برنامه ریزی روزانه در فضای کار اشتراکی مورد بررسی قرار گیرد.

برنامه ریزی روزانه چه اهمیتی دارد؟

در ابتدا سعی کنید یک موقعیت را تصور کنید. فرض داشته باشید که راهی یک سفری به شهر ناشناخته شده‌اید و یک روز وسایلشان را برداشته و بدون نگاه کردن به نقشه و یا حتی انتخاب مسیر به راه می‌افتید. چه اتفاقاتی در انتظار شما است؟ به احتمال زیاد تنها مدت زمان طولانی را از وقت و انرژی خود تلف می‌کنید و علاوه بر انتخاب یک راه اشتباه، سردرگم می‌شوید و دیرتر به مقصد می‌رسید.

برنامه ریزی روزانه دقیقا همان نقشه مسیر است که شما را در رسیدن به هدفتان یاری می‌رساند. با کمک یک برنامه قبل از حرکت و یا شروع روز، بهترین مسیر را برای خود مشخص کرده و حتی وسایل رسیدن به هدف خود را نیز انتخاب می‌کنید. به این ترتیب است که اتفاق های احتمالی نیز برایتان روشن می‌شوند. هم‌چنین یک برنامه ریزی روزانه به شما در داشتن بازدهی بالاتری از نظر کاری کمک خواهد کرد. بنابراین می‌توانید ضمن رسیدگی به ابعاد مختلف زندگی شخصی خود، استرس و اضطرابتان را کنترل کنید. هم‌چنین سلامتی روحی و جسمی بیشتری داشته باشید و به کارهای موردعلاقه‌تان برسید.

تکنیک های لازم برای برنامه ریزی روزانه

اگر یک فریلنسر هستید و قصد مشارکت با استارتاپ‌ها را دارید و یا از در یک فضای کار اشتراکی مشغول شده‌اید، بهتر است تکنیک های لازم برای یک برنامه ریزی روزانه را یاد بگیرید. این تکنیک ها شما را در پیشرفت های مد نظرتان چه برای خود و چه برای مجموعه کمک خواهند کرد. برخی از این تکنیک ها عبارتند از:

1- پومودورو

به تکنیک پومودورو، تکنیک 25 دقیقه نیز گفته می‌شود. این تکنیک یک راه برای برنامه ریزی روزانه شخصی و کاری است. در آن لازم است یک لیست از کارهای مد نظر تهیه، بعد از آن تایمر را بر روی مدت 25 دقیقه تنظیم کنید و در این مدت تنها بر روی کار خود تمرکز داشته باشید. برای رهایی از خستگی در 25 دقیقه می‌توانید هر 5 دقیقه استراحت کنید. هنگامی که چهار پومودورو را پشت سر گذاشتید زمان استراحتتان را به 15 تا 30 دقیقه تغییر دهید. با کمک این تکنیک است که کار مانند یک لقمه بزرگ به لقمه‌های کوچکتر تقسیم می‌شود و تمرکز شما را روی کارتان افزایش می‌دهد.

2- GTD

دیوید آلن شخصی بود که تکنیک GTD را برای برنامه ریزی روزانه طراحی کرد. یکی از ویژگی‌های این تکنیک این است که تکنیک به شما کمک می‌کند دچار سردرگمی و استرس ناشی از کارها نشوید. GTD پنج روش ساده دارد:

• همه چیز را بنویسید، روی کاغذ هر فکری که از سرتان عبور می‌کند بیابید، در دفتری ایده‌ها، وظایف و نگرانی‌هایی که باید را بنویسید؛ این کار به کاهش دلهره‌ها و بی‌نظمی‌های ذهن شما کمک خواهد کرد.

• بعد از آن نوبت به شفاف سازی یادداشت ها می‌رسد. اینکه کدام کارها واجب‌تر هستند یا اینکه زمان بیشتری می‌برند؟ کارهایی که پیچیده تر هستند چقدر زمان نیاز نیاز دارند؟ جواب به این سوالات باعث شفاف شدن وظایف و افکارتان می‌شوند.

• در سومین مرحله نوبت سازمان‌دهی است. برای اینکه حالا می‌دانید چه کارها و وظایفی پیش ‌رو دارید و هر کدام چه اهمیتی دارند. در سازمان‌دهی زمان مشخصی برای هر کار در نظر گرفته می‌شود. زیرا کارهای سنگین خرد شده و کارهایی را که ضرورت ندارند به روزهای خلوت‌تر سپرده می‌شوند.

• مرور کردن مرحله‌ی بعدی این تکنیک در برنامه ریزی روزانه است. تسلط بیشتر بر روی برنامه ها تاثیر مرور کرد است که باعث می‌شود نقطه‌ی شروع را انتخاب کنید تا ذهنتان مرتب‌تر کنید. هم‌چنین در این مرحله مدت زمان و بررسی کرده‌اند اتفاق می‌افتد. به‌علاوه کارهای انجام شده را تیک بزنید و دور کارهای مانده خط بکشید.

• مرحله پنجم در این تکنیک برنامه ریزی روزانه شروع کردن است. هنگامی که نوبت به اجرای برنامه روزانه است، مهم‌ترین کارها شروع کنید.

3- ماتریس آیزنهاور

با کمک تکنیک ماتریس آیزنهاور که براساس اولویت‌ها طراحی شده، بین کارها سرگردان نمی‌شوید، می‌دانید باید سراغ کدام کار بروید و می‌توانید زمان را مدیریت کنید. در این تکنیک چهار گروه اولویت بیشتری دارند. کارهای فوری و مهم، کارهای مهم غیرفوری، کارهای فوری و کم‌اهمیت و کارهای غیرفوری و کم‌اهمیت نمونه‌ای از آن‌ها هستند.

4- برنامه داوینچی

یکی از تکنیک های مشهور و محبوب در برنامه ریزی روزانه که منجر به استفاده تمام و کمال از زمان می‌شود، برنامه داوینچی است. این تکنیک به داشتن برنامه ای همه جانبه منجر می‌شود و کمک می‌کند که از زمان انجام کارها و برنامه‌ریزی خسته نشوید. هم‌چنین خلاقیت خود را حفظ و بدون اهمال کاری به صورت متعادل پيش بروید. چند نکته مهم درباره تکنیک داوینچی وجود دارد.

• یک اینکه مهم‌ترین ساعت‌ها، اولین ساعت‌های طول روز هستند. بنابراین بهتر است روزتان را با یک برنامه‌ی دلچسب شروع کنید. اگر بتوانید یک فعالیت مورد علاقه خود را در ساعات اولیه روز انجام دهید، روز پربارتر و پربازده‌تری خواهید داشت.

• کارها به دو دسته تقسیم خواهند شد؛ اول کار عمیق و سخت و بعد کار عمیق و ساده. مشخص است که کارهای سخت و عمیق کارهای پر چالشی هستند که انرژی زیادی از شما می‌گیرند. با این حال باز هم کارهای عمیق و ساده کارهای مهمی هستند که ساده‌ترند.

• زمانی باید برای مدیریت کارها در نظر داشته باشید. برای مثال حتی زمان بررسی ایمیل‌ها، سازماندهی فایل‌ها و گفت‌وگو با همکاران و مدیران را در نظر بگیرید.

• تکنیک داوینچی در برنامه ریزی روزانه این بار توصیه می‌کند ورزش و تفریح را فراموش نکنید. بی‌توجهی به تفریح باعث می‌شود انسان کم کم دچار فرسودگی شغلی شود و این در کمین هر انسانی نشسته است. باید بدانید برای تاثیر گذار عمل کردن نیاز به تفریح، مطالعه سرگرمی و معاشرت با افراد موردعلاقه‌تان دارید.

جمع بندی

برنامه ریزی روزانه مانند یک نقشه راه است که مسیر درست رسیدن به هدف را مشخص می‌کند. این کار باعث می‌شود بدون ترس و نگرانی به همه‌ی کارهای خود برسید و به اندازه کافی تیز تفریح و استراحت داشته باشید. برنامه ریزی آن هم به صورت روزانه ضمن کاهش استرس و اضطراب ناشی از کم آوردن وقت، پیشرفت را به شما تقدیم می‌کند.