آشنایی با کاربردهای نرم افزار مدیریت پروژه برای مدیریت تیم
مدیر پروژه برای آن که بتواند نظر ذی نفعان استارتاپ را به خود جلب کند، لازم است برنامه‌ای را طراحی نماید که انتظارات آن‌ها را برآورده خواهد کرد. در واقع مدیر پروژه برای راه‌اندازی کسب و کار، مدیریت کارها و برنامه‌های کاری به یک نرم افزار مدیریت پروژه نیاز دارد. برای کمک به این افراد نرم افزارهای بسیاری طراحی و تولید شده‌اند که همگی یک نقطه اشتراک دارند. نرم افزارهای مدیریت پروژه در طراحی برنامه‌های مدیریت پروژه و کنترل پروژه نقش داشته که عملکرد تیم و مدیریت تمام امور کاری را بهبود می‌بخشند. بنابراین مدیران برای پیشبرد اهداف خود و هم‌چنین جلب رضایت مشتریان کسب و کارشان به چنین نرم افزارهایی احتیاج پیدا می‌کنند. در ادامه مقاله بیشتر با کاربردهای نرم افزار مدیریت پروژه آشنا خواهید شد تا بتوانید راحت‌تر از آن‌ها بهره ببرید.
نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟
در یک پروژه برای پیشبرد هرچه بهتر اهداف، باید بتوانید از منابع خود استفاده بهینه‌ای داشته باشید؛ زیرا یک پروژه کاری برای پیشرفت به کسانی نیاز دارد که هر کدام وظایف خود و زمان لازم برای انجام آن را بدانند. چرا که ممکن است زمان شروع کار یکی از اعضای تیم، با پایان کار عضوی دیگر از تیم مصادف شود. بنابراین در یک تیم استارتاپی، کوتاهی از طرف هر یک از اعضا، می‌تواند بر عملکرد کل مجموعه تأثیر بگذارد و پیشرفت را با مشکل روبرو کند. در این زمان است که نرم افزار مدیریت پروژه وارد عمل می‌شود. مدیران پروژه برای آنکه بتوانند کسب و کار خود را در بخش‌های مختلف مدیریت کنند، از نرم افزارهای مختلفی کمک می‌گیرند. بنابراین به آن نرم افزارهایی که برای پیشبرد فرآیندها، برنامه ریزی و تعیین مسئولیت‌ها در هر بخش از پروژه به کار می‌روند، نرم افزار مدیریت پروژه گفته می‌شود.
ویژگی‌های نرم افزار مدیریت پروژه
شما متوجه شدید که یک نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟ اما آیا می‌دانید که این نرم افزار دقیقا چه کاری برای پیشبرد شرکت‌های کوچک، متوسط و بزرگ انجام می‌دهد؟ ابزارهایی همانند نرم افزار مدیریت پروژه به طور معمول به امور زیادی در مدیریت میانی رسیدگی می‌کنند. بنابراین برای نظارت بر شاخص‌های عملکرد کلی و مؤثر شرکت شما جزء مهمی به حساب می‌آیند. پروژه‌های شما، هر کدام یک سرمایه‌گذاری منحصر به فرد به حساب می‌آیند که لازم است به درستی و به طور کارآمد انجام شوند. بنابراین ویژگی‌های نرم افزار مدیریت پروژه کارآمدی آن را مشخص می‌کنند. این ویژگی‌ها به شرح زیر است:
1 . موقعیت همکاری به موقع را به وجود می‌آورد
می‌توان گفت که نرم افزار مدیریت پروژه، ابزاری عالی برای همکاری هستند. زیرا که به کاربران این فرصت را می‌دهند تا با همدیگر در فضای کار اشتراکی کار کنند. بدون اینکه تمرکز هیچ کدام به هم بریزد. بنابراین تیم‌ها قادر هستند که روی پروژه های شخصی خود نیز تمرکز کنند. رهبران پروژه هم که بر روی چندین پروژه بزرگ کار می‌کنند، نظارت همه جانبه‌ای را بر امور متعدد خواهند داشت. مدیران پروژه نیز همه چیز را کنترل می‌کنند، بدون اینکه بر بهره‌وری اعضا اثر منفی داشته باشند.
2. اشتراک گذاری اسناد را ممکن می‌کند
حال که امکان همکاری به موقع بین اعضای تیم فراهم شده تا مشکلات تداخل کارها در پروژه حل شود، لازم است امکان اشتراک‌گذاری اسناد با سایر اعضای تیم و کار بر روی آن اسناد نیز فراهم باشد. این فرصت را می‌توان با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه ایجاد کرد. یک نرم افزار مدیریت پروژه این امکان را می‌دهد که نرم افزارهای ذخیره‌سازی ابری شخص ثالث در سیستم ادغام، و همکاری از راه دور بسیار ساده‌تر شود.
3. هزینه‌ها را مدیریت می‌کند
پیش بینی دقیق هزینه‌ها و البته کاهش آن‌ها، از جمله چالش‌هایی هستند که مدیران پروژه را درگیر می‌کنند. برای مدیریت این موضوع، باید امکانات گزارش‌دهی دقیقی در اختیار کاربران قرار گیرد تا بتوانند چند مورد را با استفاده از آن حل کنند. نمایش هزینه‌ها، شناسایی منابع هزینه‌های اضافی، و ساده‌سازی زمان‌بندی تولید برای رسیدگی به مسائل مربوط به هزینه‌های فعلی و بالقوه‌ای که ممکن است وجود داشته باشد نمونه‌ای از این موارد هستند. امکان گزارش‌دهی برای مدیریت هزینه‌ها با کمک نرم افزار مدیریت پروژه ممکن می‌شود.
4. گزارش دهی را ممکن می‌سازد
همان طور که گفته شد مدیریت کارآمد هزینه‌ها و دیگر موارد تنها با استفاده از گزارش های قابل اطمینان ممکن است. یک نرم افزار مدیریت پروژه خوب برای کاربران خود این امکان را ایجاد می‌کند که به تنظیم قالب های گزارش خود بپردازند. به این معنا که کاربران می‌توانند فقط داده‌هایی که به آن‌ها برای مجموعه‌ای از رویدادهای مهم نیاز دارند، از نرم افزار استخراج کنند. چنین قابلیتی انواع شاخص کلیدی عملکرد (KPI) را شناسایی می‌کند و هم‌چنین در شناسایی اجزای مثبت و منفی مهم است.
5. استفاده از آن آسان است
نرم افزار مدیریت پروژه طراحی شده تا کل کارها را برای کاربران خود، آسان کند. اگرچه بیشتر ابزارها مدیریت پروژه موجود در بازار در تلاش هستند تا کاربری آسان و قابل فهم را به وجود آورند. اکثر ابزارها به دنبال آن هستند که تنظیمات و گزینه‌ها را در نرم افزار راحت و واضح کنند. هر کدام از این نرم افزار‌ها طراحی و رابط کاربری (UI) متفاوتی نسبت به یکدیگر دارند.
6. مستند سازی را آسان‌تر می‌کند
نرم افزار مدیریت پروژه با هدف همکاری ساده‌تر و ارائه اسناد آسان‌تر، مستند سازی را نیز به طور آسان‌تری ممکن می‌سازد. بنابراین مدیران می‌توانند از پروژه‌ها برای تحلیل و اجرای مجدد در آینده استفاده کنند و راه‌حل‌هایی را که تیم‌های قبلی ارائه کرده‌اند، توسط تیم‌های بعدی در پروژه‌های آینده اعمال کنند.
کاربردهای نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟
با اینکه برای یک نرم افزار مدیریت پروژه ساختارهای ساده‌ای در نظر گرفته شده اما این ابزارها قادر هستند هماهنگی و همکاری بین اعضای تیم را افزایش داده و بر روی روند پیشرفت پروژه و مدیریت فعالیت‌ها تاثیر زیادی بگذارند. این نرم افزار‌ها در زمان بندی کار اعضای تیم به شما کمک می‌کنند. هم‌چنین با استفاده از یک نرم افزار مدیریت پروژه می‌توانید اطلاعات کافی و جامع از حجم کاری و پروژه‌های در حال پیشرفت داشته باشید و به اطلاعات پروژه‌های تکمیل شده و وضعیت آن‌ها، دسترسی پیدا کنید. البته که این‌ها تنها بخشی از کاربردهای این نرم افزار‌ها هستند. در ادامه تعدادی از کاربردهای آن مورد بررسی قرار می‌گیرند تا شما راحت‌تر درباره استفاده از آن‌ها، تصمیم بگیرید.
بهبود ارتباط و همکاری تیمی
گفته شد که یکی از ویژگی‌های نرم افزار مدیریت پروژه همکاری به موقع است. شما هم اگر بتوانید از این قابلیت آن به درستی استفاده کنید و حتی اعضای تیم از نحوه استفاده از این نرم افزار اطلاعات کافی را داشته باشند، استارتاپ شما بسیار راحت‌تر مسیر رسیدن به اهداف شرکت را طی خواهد کرد. بنابراین با کمک از آن علاوه بر اینکه می‌توانید به عنوان یک مدیر، با اعضای تیم خود در ارتباط باشید، فرصت برقراری ارتباط بین آن‌ها را نیز پیدا می‌کنید. به این ترتیب است که حس همکاری و مشارکت اعضای تیم افزایش می‌یابد. بنابراین با استفاده از یک نرم افزار مدیریت پروژه بهترین نظارت را بر روی کار خود خواهید داشت و حتی با اطلاع از شکایت‌های کاربران و مشتریان خدمات و محصولات کسب و کار خود، از آن‌ها پیشگیری می‌کنید.
دسترسی به تمام اطلاعات در یک بستر
در یک نرم افزار مدیریت پروژه اطلاعات هر کدام از پروژه‌ها در یک بستر مشخص قرار می‌گیرند و شما هم با کمک آن می‌توانید یک دید جامع از پیشرفت آن‌ها به‌دست آورید. بنابراین در صورت نیاز قادر به تعیین محدودیت زمانی و ضرب‌الاجل برای هر مسئولیت و هر پروژه‌ای که توسط یک تیم پیش می‌رود، خواهید بود. به‌علاوه می‌توانید در طول این بازه، روند پیشرفت کار را بررسی کنید.
افزایش امنیت اطلاعات پروژه
در مسیر انجام پروژه، بسیاری از اطلاعات و فایل‌های مهم هستند که به ذخیره‌سازی و حفظ احتیاج پیدا می‌کنند. این یک نرم افزار مدیریت پروژه است که با فراهم آوردن این شرایط، ذخیره اطلاعات مهم شرکت را در شرایطی امن و مطمئن ممکن می‌سازد. توجه کنید که برای نرم افزار فرقی ندارد که شما صاحب یک سازمان کوچک یا بسیار بزرگ باشید. این فرصت برای شما ایجاد شده تا اطلاعات مهمی را ذخیره و نگهداری کنید تا در صورت نياز در کوتاه ترین زمان ممکن به آن‌ها دسترسی پیدا کنید.
دسترسی به اطلاعات کافی برای تعریف وظایف جدید
مسئولین هر تیم و یا مدیر کل مجموعه، می‌توانند در بستر یک نرم افزار مدیریت پروژه وظایف و پروژه های جدید را به آسانی تعریف کنند و آن‌ها را به یک گروه یا افراد مشخص مثل یک فریلنسر، اختصاص دهند. در واقع کاربرد نرم افزار در دسترس قرار دادن دید جامعی در یک ابزار آنلاین باعث می‌شود مسئولیت هر فرد به خوبی نشان داده شود. به‌علاوه با استفاده از آن مشخص می‌شود چه فرد یا تیمی، زمان آزاد بیشتری دارد تا مدیر پروژه مسئولیت پروژه‌ای جدید را به آن‌ها بسپارد.
مدیریت زمان و هزینه‌ها
هنگامی که یک مدیر پروژه، اطلاعات کافی را در نرم افزار مدیریت پروژه وارد می‌کند، میزان زمان صرف شده برای یک کار به خوبی مشخص خواهد شد تا او و اعضای تیم بتوانند به راحتی آن را پیگیری کنند. این پیگیری برای مدیر یا مسئول تیم کاربرد دارد تا بدون صرف انرژی زیاد، مدیریت زمان بهتری داشته باشند و هم‌چنین از نظر زمانی و هزینه‌ای بهترین شرایط را برای رسیدن سازمان به اهداف استراتژیک فراهم آورند. بنابراین اطمینان حاصل می‌شود که کیفیت کار به خطر نمی‌افتد.
افزایش کارایی اعضای تیم
با استفاده از یک نرم افزار مدیریت پروژه، مدیر وضعیت سازمان را مشاهده کرده و خواهد فهمید که هر فرد چه میزان مسئولیت و وظیفه‌ای را به انجام می‌رساند. بنابراین به درک بهتری از شرایط اعضای تیم خود می‌رسد. به این ترتیب است که متوجه خواهد شد چه فردی مسئولیت‌هایی بیش از حد توان خود، عهده‌دار شده است و کدام عضو تیم، بیشترین زمان آزاد را دارد. در نهایت مسئولیت‌ها را به درستی بین اعضای تیم خود تقسیم می‌کند و کارایی افراد در پیشبرد پروژه‌ها افزایش می‌یابد.
جمع بندی
یک نرم افزار مدیریت پروژه، برای مسئولان هر تیم و یا مدیران عامل طراحی شده‌اند تا با استفاده از آن‌ها بتوانند هماهنگی و همکاری بین اعضای تیم را افزایش داده و بر روی روند پیشرفت پروژه و مدیریت فعالیت‌ها تاثیر زیادی بگذارند. این ابزار ویژگی های منحصر به فردی دارد که هر کدام از آن‌ها باعث ایجاد کاربردی برای آن می‌شوند. شما هم می‌توانید برای پیشبرد اهداف کسب و کار خود از یک نرم افزار مدیریت پروژه کمک بگیرید.
